财务管理必会excel之应收应付款表格

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1、48 财务管理必会Excel应用100例办公室之 第3章 应收应付款表格 一手收钱，一手付钱，在收支之间取得一种动态的平衡。作为财务工 作人员，经常会面对不同的应收款单位和应付款单位。如果只面对一家或 几家公司，财务人员或许能靠超强的记忆力记得每笔应收款或应付款，但 如果往来单位一多，财务们还能清楚记得每一笔款项吗？财务人员尽管对 数字和账务有职业的敏感，但面对大量的账务，仍有力不从心的时候。而 报表账单就是最好的提醒工具，特别是动态的电子账单或报表。随着日期 的改变，提醒财务人员需及时处理那些到期账务。善用Excel，可以给财务 工作带来更大的便利。 本章要点： 1.IF函数、IF函数与RO

2、UND函数的应用 2.图表的制作方法、SUMIF函数、条件格式 如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打 印多个工作表？ 图表效果图 49 应收应付款表格CHAPTER 3 3.1 应收款表 某公司年终盘点，需要了解当年应收款的拖欠情况，以此作为第二年销售计划调整 的依据。现在有8家销售商有拖欠款项，公司需要财务部出具一份详细的应收款清单。 应收款效果图 步骤01 新建工作表 启动Excel2007创建新的工作簿，将Sheet1工作表标签改名为“应收账款”。在第一 行输入工作表名称，选中I4单元格，在右键快捷菜单中选择“设置单元格格式

3、”数字 日期2001-3-14确定，然后在编辑栏输入日期“2008-12-30”。在A2:N2单元格区域 输入标题名称，并适当调整列宽，方便完全显示单元格内容。 步骤02 录入数据 将8家未付款公司的数据一一录入，包括开票日期、发票号码、公司名称、应收金 额、已收款金额、收款期等数据。 把鼠标移到工作表的名称处，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所 有操作都是针对全部工作表了。 50 财务管理必会Excel应用100例办公室之 步骤03 未收款金额计算 选中F3单元格，在编辑栏中输入公式：“=D3-E3”，按回车键确认。将光标放在F3 的右下角，当光标变成黑十字

4、形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到F10单元格松 开，完成该列公式的复制。 步骤04 到期日期计算 选中H3单元格，在编辑栏中输入公式：“=A3+G3”，按回车键确认。将光标放在 H3的右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到H10单元 格松开，完成该列公式的复制。 EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什 么方法可以快速解决？ 51 应收应付款表格CHAPTER 3 步骤05 判断是否到期 选中I3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF(H3$I$1,“否“,“是“”，按回车键确认。 将光标放在I3的右下

5、角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标 到I10单元格松开，完成该列公式的复制。 知识点：IF函数 IF函数用来执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值返回不同的结果。 函数语法 IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test：表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。 value_if_true：表示logical_test为TRUE时返回的值。 value_if_false：表示logical_test为FALSE时返回的值。 函数说明 IF函数最多可以嵌套7层，使用value_if_true及

6、value_if_false参数可以构造复杂的检 测条件。在计算参数value_if_false及value_if_true后，IF函数返回相应语句执行后的返回 值。如果IF函数的参数包含数组，在执行KF语句时数组中的每一个元素都将被计算。 步骤06 未到期金额计算 选中J3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF($I$1-$H30,$I$1-$H330,$I$1-$H360,$I$1-$H390,$D3-$E3,0)”。 公式输入完成后，按回车键确认，同时使用上述公式复制的方法完成该列单元格区 域的公式。 用Excel做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.)，想输出

7、成工资条的形 式。怎么做？ 53 应收应付款表格CHAPTER 3 步骤08 合计 针对四个时间段的应收款进行合计，选中J11单元格，点击“开始”“编辑” 在J11自动生成求和公式：“=SUM(J3:J10)”。使用同样的方法，完成K11、L11、 M11、N11的合计运算。 步骤09 完善表格 对表格的字体、字号、边框线进行设置，取消网格线显示。 3.2 应付款表 作为一个有信誉的公司，付款及时，不拖不赖是很重要的。但付款的同时要考虑公 司现金流的问题，什么时候付，付多少都需要财务人员为公司提供数据支持。现在，有 一家公司有10个供货商应付款，金额不等。公司计划近期付款，并有两种不同的付款方

8、 案。方案一：小于或等于1000元的账户一次性付清，大于1000元的账户偿付应付金额的 50%。方案二：小于或等于3000元的账户一次性付清，大于3000元的账户偿还应付金额 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题， 选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。 54 财务管理必会Excel应用100例办公室之 的40%。现在公司需要财务人员制作一份表格，按照两种方案给出支付明细，并计算总 还款金额。 应付款表效果图 步骤01 新建工作表 启动Excel2007创建新的工作簿，将Sheet1工作表改名为

9、“应付款明细”并保存。在 A1单元格输入“应付款明细表”，在A2:D2单元格区域输入标题名称。 步骤02 录入数据并求和 将供货单位、应付金额按照实际情况一一录入。在A14输入“合计”，在B14编制求和公 在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？ 55 应收应付款表格CHAPTER 3 式。选中B14单元格，在编辑栏中输入求和公式：“=SUM(B3:B12)，按回车键确认。 步骤03 编制方案一的公式 现在需要编制公式实现方案一得功能：小于或等于1000元的账户一次性付清，大于 1000元的账户首次支付应付金额的50%。选中C3单元格，在编

10、辑栏中输入公式：“=IF(B 30“”，这是 条件。将光标定位到“Sum_range”文本框，然后用鼠标在工作表中选定E2:E20单元格区 域，这是求和区域。点击确认按钮。 如果隐藏了B列，如果让它显示出来？ 65 应收应付款表格CHAPTER 3 步骤07 生成汇总金额 这时，H6单元格自动生成了公式：“=SUMIF(F2:F20,“0“,E2:E20)”，并计算出汇 总金额。 知识点：SUMIF函数 SUMIF函数将根据指定的条件对若干个单元格求和。 函数语法 SUMIF(range,criteria,sum_range) range：为用于条件判断的单元格区域。 criteria：为确定

11、哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。 sum_range：是需要求和的实际单元格。 函数说明 只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下sum_range中的单元格才可求和。如果 忽略了sum_range，则对区域中的单元格求和。 本例公式说明 其各个参数值指定SUMIF函数从F2:F20单元格区域查找大于零的记录，并对E列中同 一行的相应单元格的数值进行汇总。F列是已经计算得到的到期剩余天数，E列是该汇票 的金额。通过这样的条件求和，即可得到30天内即将到期的汇票总金额。 步骤08 完善表格 表格到此已经实现了功能，现在需要进一步美化。设置表格标题的字体、字号和填 充

12、颜色。同时为了突出显示给定日期和将到期金额，选中H2和H6单元格，在“设置单元 格格式”中为这两个单元格选择一个醒目的填充色。 选中A到C列，点击右键，取消隐藏；也可以选中A到C列，双击选中任一列宽线或改变任一列宽；或者将鼠标 移到AC列之间，等鼠标变为双竖线时拖动之。 66 财务管理必会Excel应用100例办公室之 表格中的0很影响表格的美观，可以通过设置取消零值的显示。点击Office按钮 Excel选项高级此工作表的显示选项去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零” 确定。 步骤09 到期提示的另一种提示方法 在上面得到期提示表中，到期提示是到给定日期剩余的天数。如果你不想看到还有 多少

13、天，而只是需要一个更明显的字样，提示到期了。那么，你可以通过下面的设置实 现。选择F2:F20单元格区域，点击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“设置单元格格式” 数字自定义，然后在右边的“类型”列表中选择“0“到“期“;G/通用格式”，点击 确定。 步骤10 到期提示 现在，可以看到到期提示发生了变化。喜欢哪一种方法，全凭个人喜欢。 如何EXCEL中实现行列互换？ 67 应收应付款表格CHAPTER 3 3.5 到期示意表的提醒功能 尽管非常用心，非常在意，你也不可能清楚记得每一件事。但电脑还可以自动对重 要的事情进行提示。比如，到期应付款项，可以自动填充颜色来提醒财务人员，更方便 查看。 就上面例

14、子，按照给定日期，自动对将要到期的汇票项填充颜色以提醒使用者，更 醒目更直接。 提醒功能效果图 步骤01 调用上例工作表 打开上例工作表，将文件另存为新文件，删除不用的F列，同时删除G5、G6单元格 内容，并去掉G6的填充色。 首先复制需要互换的行或列，选择“选择性粘贴”命令，选中转置，确定即可。 68 财务管理必会Excel应用100例办公室之 步骤02 使用条件格式 选中A2:E2单元格区域，点击“开始”“样式”“条件格式”新建规则，填 出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”中选择“使用公式确定要设置格式的 单元格”，然后在“编辑规则说明”的编辑框中输入公式：“=($D2-$G$20

15、)”。 步骤03 设置单元格格式 公式输入完成后，点击下方的“格式”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，在 “填充”选项卡中，选择一个填充颜色，然后按“确定”按钮返回“条件格式”对话 框。再次按确定按钮，完成条件格式的设置。 步骤04 复制条件格式 选中A2:E2单元格区域，点击工具栏中的“格式刷”按钮，当光标改变形状，变成空 心十字加格式刷的形状时，按住Shift键不放单击E20单元格，现在，格式全部复制到A1: E20单元格区域了。 如何对Excel进行加密？ 69 应收应付款表格CHAPTER 3 步骤05 高亮区分的到期提示项 现在，条件格式设置完成了，表中30天内到期的记录项就会自动填充橘黄色显示出 来，非常醒目。 条件格式可以采用系统提供的固定模式，例如大于、小于、介 于、等于等等，也可以采用公式设计自定义条件。条件设置好后，用 格式刷将条件格式复制到数据区中。条件格式在财务报表中经常用到，例如 资产负债表，可以起到自动提示的作用。 技巧 保存时选择另存为命令，点击左下角的工具按钮，在弹出菜单中选择常规选项。