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1、第五章 初始化从手工会计过渡到电算会计，面临的第一个问题就是初始化。所谓“初始化”，顾名思义，就是电算会计最初开始需要一次性完成的那些工作，这些工作往往是手工会计与电算会计的衔接事项，是电算会计转入正常运行前的接轨准备，目的是使会计软件从安装状态转入正常运行状态。初始化的实质是修改、补充和完善会计软件的外围数据，如指定会计主体名称，设置使用的凭证类型、科目编码的级数、各级科目编码的宽度、电算会计的开始会计期（年度数和月份数），定义全部科目编码，对接各级账户的初始余额等。在开发的会计软件中，一般已经设置了这些外围数据，但不一定适合本单位的需要。因此，只有经过初始化，对这些外围数据进行修改、补充和
2、完善，使其适应本单位电算会计的需要，并使得会计软件快速完成初始化工作，从而转入正常的运行状态。初始化既是电算会计的一个专门方法，又与系统维护专门方法一起，共同构成电算会计的“初始维护”这一标准化主控模块。初始化是会计软件转入正常运行前新用户必须首先运行的一个模块，几乎所有应用软件都存在初始化的问题。第一节 初始化的基本原理初始化基本原理主要研究内容是初始化对象，并围绕初始化对象研究初始化顺序、初始化控制和初始化分类。一、初始化的对象初始化对象就是电算会计的初始化内容，即初始化的操作客体，如初始化科目编码和账户余额等。初始化的操作主体是特定用户，如“青山工厂”这一会计主体的初始化。初始化总是针对
3、特定用户而言，不同用户的初始化科目编码和账户余额一般是不同的。电算会计用户是指使用会计软件的会计主体，按是否完成初始化工作可分两类，即新用户和老用户。新用户是指尚未全面完成初始化工作的会计主体，老用户是指已经全面完成初始化工作的会计主体。只要正确完成了全部初始化工作，新用户就转化为老用户。从初始化的基本概念看，它显然是指新用户的初始化，新用户有以下六个初始化对象。（一）初始化环境变量统驭会计软件的一些重要数据，如编码总宽度、各级科目的编码宽度、会计主体名称、变换后的保密口令、使用的一级科目个数、上次年终结账的四位年度数、上次结账的月份数、试算平衡标志、结账信息、使用的记账凭证类型、当前会计期、
4、操作员姓名等。这些重要数据主要是控制会计数据的准确分期和会计数据的随机与实时加工，是电算会计赖以正常运行的重要数据，它们已经被赋值给一批“KJ”打头的内存变量，可统称其为电算会计的环境变量，存储在当前目录的QJ.MEM文件中，电算会计的主程序运行时将会事先声明为全局性内存变量。初始化模块应提供对这些环境变量的编辑功能，以便经过初始化环境变量，控制后面的初始化内容，使得会计软件更方便的服务于本会计主体。（二）初始化自动建表电算会计软件安装完成之后，一般只有存储专用数据的表文件，会计核算必不可少的众多的原始和再生数据表文件都不存在，必须经过初始化自动建表，利用总数据表（ZSKU.DBF）自动建立这
5、些原始和再生数据表文件，并利用初始化环境变量所确认的当前会计期，自动建立按会计期设置的若干数据表文件。经过初始化环境变量和自动建表，存储当前会计期的科目编码年表和余额月表以及凭证月表等文件已经产生，为后四步的初始化内容作好了数据表文件准备。（三）初始化科目编码初始化科目编码就是要求将本会计主体的全部会计科目编码，包括一、二、三、四级科目编码，按编码要素的要求一次性地逐一输入机内，存储在当前会计期编码年表文件中。如果会计软件提供一套现成的科目编码，也可在此基础上进行编辑，完成初始化科目编码的工作内容。会计软件转入正常运行以后，往往会陆续增加一些新的科目编码，尤其是往来科目编码经常要增加。这时可在
6、记账凭证数据输入模块中现场完成，不属于初始化的内容。（四）初始化账户余额在电算会计的开始会计期，即开始会计电算的第一个月，机内所有编码都没有月初余额，必须通过初始化账户余额，将本会计主体各级编码的价值量和实物量的月初余额一次性地输入机内，存储在当前会计期余额月表文件中。如果会计软件提供一套现成的编码余额，也可在此基础上进行编辑，完成初始化账户余额的工作内容。初始化账户余额是一种一次性的工作，一旦完成，便一劳永逸。转入正常运行以后，不可再次初始化账户余额。随着当前会计期的结账，系统将自动结转各级和各核算单位所有编码的账户余额，并累加本会计年度的发生额。（五）初始化棋盘式表在初始化自动建表阶段，系
7、统自动建立了两个棋盘表，即类编码的棋盘表（QPA.DBF）和类编码的棋盘表（QPC.DBF），但都只有前面固定的六个字段，即编号、会计科目、期初余额、借方合计、贷方合计、期末余额，后面的贷方一级科目压缩汉字码字段都没有。因此，必须根据初始化科目编码输入的一级科目压缩汉字码重建棋盘式数据表，完善其表结构，以便利用它加工反映账户对应关系的总分类核算指标。（六）初始化内存文件会计软件提供的一级科目内存变量文件有四个，即类编码一级科目编号内存变量文件（BMA.MEM）和顺序号内存变量文件（UXHA.MEM）,类编码一级科目编号内存变量文件（BMC.MEM）和顺序号内存变量文件（UXHC.MEM）。完成
8、初始化科目编码以后，应根据初始化的类和类一级科目编号和顺序号，重建上述四个内存变量文件，以反映本会计主体使用的一级会计科目，便于在会计软件运行中直接使用这些内存文件进行数据加工。二、初始化的顺序初始化顺序是指初始化对象的先后完成顺序。因为初始化对象客观上存在着一定的依存关系，某一步的初始化内容不完成，后面的初始化工作就无法进行，所以必须按一定的逻辑顺序依次完成各项初始化工作内容。为保证初始化顺序的正确执行，初始化模块一般不按初始化对象提供菜单选择，而由初始化模块运行时自动控制，初始化对象的先后完成顺序如下。（一）初始化环境变量环境变量是指控制会计软件运行环境的一些变量，如科目编码总宽度、各级科
9、目的编码宽度、会计主体名称、变换后的保密口令、使用的一级科目个数、上次年终结账的四位年度数、上次结账的月份数、试算平衡标志、结账信息、使用的记账凭证类型、当前会计期和操作员姓名等。其中，初始化环境变量所确定的当前会计期和各级科目编码宽度等重要数据，将控制其它初始化内容。因此，初始化环境变量必须首先完成。（二）初始化自动建表初始化自动建表将利用总数据表（ZSKU.DBF）的信息，产生各种随机和实时核算的大量数据表文件的结构。其中，包括用于存储科目编码和账户余额的数据表文件结构，将为下步初始化科目编码和账户余额以及各种数据加工提供存储数据的表文件；还包括棋盘式表文件（QPA.DBF和QPC.DBF
10、），该棋盘式表文件暂时只有前六个字段，要等后面完成初始化科目编码之后，才能进一步完善该棋盘式表结构。因此，初始化自动建表将放在初始化环境变量之后完成。（三）初始化科目编码电算会计的科目编码，是会计数据的归属，所有账户的余额和发生额都将被归集在相应的科目编码中。因此，编码就相当于手工会计的账户，有编码就意味着有账，无编码就无账。初始化科目编码将提供初始化账户余额的归属，这是因为所有账户余额总是特定科目编码的余额。因此，在完成初始化自动建表之后，要紧接着完成初始化科目编码。（四）初始化账户余额初始化账户余额是指将开始电算会计首月的各级账户余额输入机内，并合乎会计恒等和账账相符的原理性核算要求。初始
11、化账户余额将利用完成的初始化科目编码，一次性输入各核算单位和各级科目编码的初始余额。因此，初始化账户余额必须放在初始化科目编码之后完成。（五）初始化棋盘式表初始化棋盘式表是指利用初始化自动建表所建立的棋盘式表（只有前六个字段），结合初始化科目编码所完成的一级科目编码信息，进一步完善棋盘式表结构，最终建立可供本单位使用的棋盘式数据表文件结构。（六）初始化内存文件本步初始化将利用初始化科目编码的有关信息来完成，即利用初始化科目编码的一级编码信息，来重建相应的内存变量文件。重建后，这些内存变量文件将正确反映本单位的一级科目编码信息，以便其他模块运行时使用这些内存变量文件。如重建一级科目编号内存变量文
12、件（BHA.MEM与BHC.MEM）和一级科目顺序号内存变量文件（UXHA.MEM与UXHC.MEM）。科目编码和账户余额的初始化，主要依靠手工操作，初始化的工作量较大。因此，初始化的绝大部分工作量将集中在第三步和第四步，它们是初始化的核心工作内容。其余四步的初始化虽然也有手工操作，但工作量不大，主要依靠程序自动运行，因而相应初始化的工作量就很小。余额月表和编码年表中都有科目编码，从而使得科目编码和账户余额的初始化内容产生了有机的联系。为防止这两步初始化在编码方面的脱节和避免编码的重复输入，尽量减少初始化工作量，可将科目编码和账户余额的初始化结合起来一并进行。方法是：将编码年表和余额月表合并，
13、产生一个过渡性的编码更新临时表文件（BMGX.DBF），初始化时将直接操作这个表文件，同时输入科目编码和账户余额；确认更新后，通过分解，重建编码年表和余额月表，以保证这两个数据表中编码的一致性，达到完成第三和第四步初始化的目的。三、初始化的控制初始化控制是指在初始化过程中控制错误的初始化数据，不接受错误的初始化数据，以保证初始化数据的正确性。初始化控制是初始化的一项重要内容，是保证初始化数据准确性的重要手段，它将影响会计软件是否能正常运行。初始化控制内容包括各初始化对象的控制，初始化控制方法有人工控制和程序控制。人工控制是指初始化时的操作者主观控制，程序控制是指运行初始化时的代码控制。（一）初
14、始化环境变量的控制初始化环境变量的控制内容主要有两点。一是控制各环境变量的相互适应性，不可自相矛盾；二是控制各环境变量的取值范围，不可突破系统限制。初始化环境变量的控制方法既使用人工控制，又使用程序控制。主要表现在三个方面。一是对那些基础性的环境变量，初始化时可提供编辑功能，实行人工控制；二是对那些依存性的环境变量，一般不提供编辑功能，由初始化程序自动产生，实行程序控制；三是对环境变量的取值范围，初始化模块应有专门的程序段进行检错，实行程序控制。（二）初始化自动建表的控制初始化自动建表的控制内容主要有三点。一是控制按总数据表中存储的若干表结构参数逐一自动建表，不可遗漏；二是控制当前会计期的若干
15、表文件的建立，必须与初始化环境变量所确认的会计期相适应；三是控制不可反复自动建表，以保证某些初始化数据不至于丢失。初始化自动建表的控制方法主要是使用程序控制，在初始化表单的有关控件方法程序中，设计有专门的自动建表程序，不必采用人工控制。（三）初始化科目编码和初始化账户余额的控制初始化科目编码和初始化账户余额的控制内容较多，主要有5点。一是控制编码的宽度，以便数据加工时正确截取子串，应按初始化环境变量所确认的各级编码宽度，来控制初始化编码的宽度；二是控制编码的类型，每个会计主体只允许最多使用与两套科目编码，或只用类编码而不用类编码；三是控制各编码要素的正确性与适应性，如级别、实物、虚增、顺序号、
16、数位码、数位码全称、位码总宽度等；四是控制不允许出现断层编码和重码，以保证编码的连续性和唯一性；五是恒等与账账相符控制，类编码的价值量和类编码的数据将受恒等原理所制约，要切实保证实现会计恒等与账账相符。初始化科目编码和初始化账户余额的控制方法，主要是使用程序控制。应在有关表单的控件中，设计专门的控制方法程序，如科目编码检错程序、试算平衡程序、对账程序等。（四）初始化棋盘式表和初始化内存文件的控制初始化棋盘式表和初始化内存文件的控制内容主要有两点，一是控制棋盘式表结构，一定要与当前编码年表中一级科目的压缩汉字码内容相一致；二是控制内存文件的内容，一定要与当前编码年表中一级科目的顺序号、数位码、压缩汉字码相一致。初始化棋盘式表和初始化内存文件的控制方法，主要是使用程序控制，以随时根据编码年表重建这些磁盘文件。对于电算会计的
