秘书信息工作与档案管理讲义-初稿(同名26777)

《秘书信息工作与档案管理讲义-初稿(同名26777)》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书信息工作与档案管理讲义-初稿(同名26777)（26页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、 秘书信息工作与档案管理讲义 秘书信息工作与档案管理讲义农村精神文明建设是新农村建设的重要任务，是全面建设小康社会的重要内容。根据市文明委相关文件精神要求，现就在全镇范围内深入开展以“乡风文明”和“村容整洁”为主题的“四创”活动actively carry out the law on civil air defense education, drawn out of the air defense in Pingliang city Building under easy fare, daily special inspection and regulation, overfulfilled

2、 the province upper and lower knots of up to 500,000 yuan fee collection tasks. 5, further standardize internal management, improve staff quality. Adhere to the27一、考试介绍：1、考试时间：2014年4月，请同学们提前查看考场所在位置。届时务必携带填涂机读卡的2B铅笔。2、考试题型： 一、单选题 二、多选题三、简答题四、论述题五、案例分析题 这是过去的考试题型，本次考试为新换教材，题型待定，不确定是否有多项选择题。本讲义为初稿，文中难

3、免有错别字，请同学们多多体谅。先按这个复习，后续王老师会给大家更新，凭我过去的教学经验，本课程会有20分左右课本之外需要考生临场发挥解答、没有标准答案的题目，结合学习的知识点，阐述自己的观点。鉴于这门课程一年只考一次，请同学们把握住机会，争取这次就过了，刚刚换的新书，比过去的内容少，知识点相对比较好记，建议把书上的要点记住，展开的内容用自己的话叙述即可。（我的心声：希望各位同学加油复习，争取一年毕业，王爱敏老师会一直陪伴在你们身边，帮助你们学习，你们顺利过关就是对老师们的最好回报，每次我最开心的时刻就是收到你们顺利通过的好消息，真心为你们高兴！）第一章 秘书信息工作和档案管理概述任务一 认识企

4、业信息工作和档案管理工作一、 认识企业管理中的信息工作（一）企业信息与企业信息工作的概念企业信息主要是指与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。企业信息工作则是指为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。 企业以先进的信息技术为手段； 对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用； 对企业的信息活动过程进行战略规划； 对信息活动中的要素进行计划、组织、领导和控制； 力求资源有效配置、共享管理、协调运作； 以最少的消耗创造最大的效益。（二）企业信息工作的内容（1）企业信息化建设。这是企业实现信

5、息管理的必要条件，包括计算机网络基础设施建设、生产制造管理系统的信息化、企业内部管理业务的信息化、企业信息化资源的开发与利用、企业信息资源建设等。 （2）企业信息开放与保护。信息开放的两层含义：公开和共享。保护的手段：专利保护、商标保护、知识产权保护、合同保护、公平竞争保护等。（3）企业信息开发与利用。内容包括市场信息、科技信息、生产信息、销售信息、政策信息、金融信息和法律信息等。（三）企业信息工作的作用：1. 它是企业管理的基础；2. 它是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提；3. 它是生产过程控制的手段；4. 它是企业走向市场的关键；5. 它是提高企业员工素质的阶梯；6. 它是树立企业良好

6、形象的途径二、档案是企业信息的重要组成部分档案与信息有什么关系？档案是企业信息的重要组成部分，档案管理工作是企业信息管理的主要内容之一。（一）档案的定义是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。表达了七个方面的含义：档案形成的时间-历史性、档案产生的主体-多元性、档案来源渠道-广泛性、档案形成的特点-原始性、档案保存的目的-价值性、档案表现的形式-多样性、档案本质属性-记录性。（二）档案的分类： 按产生领域分：文书档案、科技档案及专门档案，如会计档案、诉讼档案、人事档案等。 按制成材料分：甲骨、竹简、绵帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。 按单位性质分：

7、党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。 按形成时期分：有新中国成立前档案，包括革命历史档案和旧政权档案、新中国成立后档案。前者常称为历史档案，后者常称为现实档案。（三）档案的价值： 凭证价值 参考价值任务二 进入秘书的信息工作一、 秘书信息工作的主要内容(一) 信息收集基础(二) 信息整理核心(三) 信息存储(四) 信息传递发挥价值(五) 信息反馈(六) 信息开发和利用二、树立秘书人员的信息意识 信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映

8、 树立信息意识1. 多看2. 多思3. 多练任务三 走进秘书的档案管理工作一、 了解秘书档案管理工作的主要内容(一) 档案的收集(二) 档案的整理(三) 档案的鉴定(四) 档案的保管(五) 档案的统计(六) 档案的检索编目(七) 档案的利用输出(八) 档案的编研二、树立文秘人员的档案管理意识(一) 要有档案概念意识(二) 要有档案价值意识(三) 要有档案业务知识思考题：1. 企业信息指（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。2. 企业信息工作的内容包括（ ）、（ ）、（ ）。3. 档案的生产者包括（ ）、（ ）、（ ）。4. 按照形成时期，档案分为（ ）和（ ）。5. 档案的价值包括（

9、 ）和（ ）。6. 信息工作的内容包括（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。7. 简答题：档案管理工作的内容包括哪些内容？8. 论述题：如何树立信息意识？9. 简答或论述题：档案与信息、文书、资料的区别与联系？补充知识：企业在生产、管理、销售中无时无刻不在与信息技术打交道，于是一个专门负责信息开发和运用的职位应运而生，这一职位被称作首席信息经理（CIO）。在现代企业中首席信息经理是举足轻重的人物。在美国的企业中，它相当于副总经理，直接对最高经营决策者负责。第二章 信息收集与整理任务一 信息收集一、 信息收集的范围和原则（一）信息收集的范围：1. 组织信息2. 社会经济信息3. 市场信

10、息4. 法律政策信息（二）信息收集的原则：1. 准确2. 及时3. 完整4. 适用5. 选优二、信息收集的渠道(一) 大众传播媒介重要途径(二) 图书、档案资料(三) 供应商和客户(四) 贸易交流渠道(五) 信息机构渠道主要场所(六) 关系渠道(七) 调查渠道主动三、获取信息的方法(一) 观察法(二) 阅读法(三) 询问法(四) 问卷法(五) 网络法(六) 交换法(七) 购买法任务二 信息整理一、 对信息进行分类(一) 名片资料商业名片、公用名片、个人名片；(二) 贺卡资料根据需要回复贺卡、保存邮件地址、客户信息并归类、保存特殊的祝福、附言等；(三) 广告资料不是全部有用，而且有的资料也是有特

11、定期限的。(四) 图书期刊资料中国图书馆分类法是较通用的一种分类方法；(五) 音像资料(六) 因需要而收集、自行收集的资料按主题分类、按内部机构岗位分类、按地区分类。二、筛选信息信息筛选是指从大量繁杂信息中，剔除虚假、失效和无效信息，挑选有价值的信息。(一) 查重法(二) 时效法(三) 类比法(四) 专家评估法专业性强、技术性强。(五) 老化规律法文献（半衰期越长，说明老化速度越慢）。三、校核信息信息校对是对初步甄别的信息进一步的校验核实，分析可靠性和准确性，对真实性进行认定。有三种方法：(一) 分析法(二) 核对法(三) 调查法任务三 信息存储一、 信息存储的装具和设备(一) 案卷存储(二)

12、 音像存储(三) 缩微存储(四) 计算机存储无论选择哪种存储载体，要注意这样几点：(一) 要选择质量好的存储载体；(二) 加强存储载体的日常保管；(三) 注意调节存储场所的温度与湿度；(四) 防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面；(五) 定期检查、复制；(六) 计算机存储应采取必要的保护措施。二、按照程序存储信息(一) 字母编排法主题分类法、内部机构岗位分类法、地区分类法。(二) 数字编排法杜威十进制数码法(三) 按时间排列思考题：1. ( )是信息工作的起点和基础。A.信息预测B.信息收集C.信息整理D.信息分析2.首先对入藏的信息资料进行分类，并对每一类编以号码，一般用字母号码，如A、B、C，然

13、后对各种资料用数字编码，这种编码方法称为( )A.顺序编码法B.分类编码法C.区间编码法D.十进制编码法3.信息收集的基本要求是及时、准确和( )。A.安全 B.适量C.有用 D.全面4.收集信息最基本的方法是（ ） A.观察法 B.调查法 C.阅读法 D.交换法 第三章 信息传递与反馈任务一 信息传递一、信息传递的基本要求信息传递的定义：信息传递是指把加工整理后的信息，通过各种传播途径提供给接受者和使用者。信息传递是信息工作的衔接手段。 信息传递的基本要求（常考）：(一) 迅速(二) 准确(三) 保密二、利用各种方式方法传递信息(一) 语言传递简洁、直接、快捷；难以保存(二) 文字传递避免失

14、真，便于利用和存储a) 文本大多数形式b) 表格c) 图表柱形图、饼状图、折线图d) 框图流程图和组织图(三) 电信传递(四) 可视化辅助物传递任务二 信息反馈一、信息反馈的内容信息反馈的定义：是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再反送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。信息反馈的作用：(一) 检验信息工作的重要环节；(二) 新一轮信息工作的基础；(三) 判断检验决策的主要尺度，修正的主要依据。 信息反馈的重点：(一) 成绩(二) 问题(三) 方法二、信息反馈的形式、方法 形式：1) 纵向反馈（上级）和横向反馈（同级）2) 正反馈（成绩经验）和负反馈（问题失误）3) 前反馈（发出前提出要求愿望）和后反馈（发出后） 方法：1) 连续型反馈信息：过程中的某个关键问题短