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1、摘 要：进入二十一世纪以来，随着网络的日渐兴盛，渗透到了人们日常生活的方方面面，网络办公模式也逐渐被采用进各机关、事业单位和公司企业的办公室，为秘书办公人员带来极大的便利。但同时，网络办公模式的优势日益凸显并到达巅峰的时候，其缺陷和弊端便也日益凸显出来，并呈现逐渐扩大的趋势。秘书工作人员所能做的便是充分利用好网络办公模式的优势和便利性，同时避免陷入过度依赖网络办公的泥沼，不让其缺陷成为限制自身工作的“拦路虎”，并不断提升自身工作素养，改进工作方法，更好地开展办公室工作。关键词：网络办公；优势；缺陷；文秘工作进 入二十一世纪以来，随着网络的日渐兴盛，渗透到了人们日常生活的方方面面，网络办公模式也
2、逐渐被采用进各机关、事业单位和公司企业的办公室，为秘书办公人 员带来极大的便利。但同时，网络办公模式的优势日益凸显并到达巅峰的时候，其缺陷和弊端便也日益凸显出来，并呈现逐渐扩大的趋势。“现代秘书工作推行办公自动化是信息社会、网络时代的需要，是社会经济发展的需要，是秘书工作科学化、规范化和标准化的基本要求。”【1】秘书工作人员在此社会大背景下所需要做的便是充分利用好网络办公模式的优势和便利性，同时避免陷入过度依赖网络办公的泥沼，不让其缺陷成为限制自身工作的“拦路虎”，并不断提升自身工作素养，改进工作方法，更好地开展办公室工作。一、网络办公模式的优势1、促进秘书人员工作内容丰富化。传统的秘书工作人
3、员的日常工作内容单一且重复，每天便是机械式地完成简单的工作任务，打扫卫生、接打电话、抄抄写写，日子就一天一天地重复且枯燥地过去了。几乎没有什么新意，也没有什么具有挑战性的工作任务，这就阻碍了秘书工作人员的工作积极性和主动性。而 网络办公系统出现以后，秘书人员开始使用计算机、传真机、打印机等一系列先进自动化办公设备，工作的任务自然加大了，相应地难度也在加大，这就促使秘书工 作人员提升自身网络办公能力，来适应办公室工作的发展。这在事实上不可否认地促进了秘书工作内容的丰富化，秘书人员的日常工作得到了丰富与充实。2、促进秘书人员工作方式多样化。传 统的秘书人员工作方式单一，基本就是坐在办公桌前抄抄写写
4、，接打电话。发布领导传达的信息，或收发文件时便需要离开自己的工作岗位，去各个办公室走动。查 看信息时也得专门去档案馆或档案存放处手动翻阅，安排会议时由于会务工作纷繁杂芜，秘书工作人员往往力不从心。运用网络办公系统，秘书的 工作方式发生了极大的变化。日常的工作内容从抄抄写写变成了“敲敲打打”，发布信息或上级命令时已经不再需要离开自己的工作岗位，只要通过计算机或传真机 发送电子邮件或传真，便可即时传达信息。查阅档案信息也只需在办公室内连上办公网络的计算机上直接便能大批量地检索，得到自己所需要查找的信息。安排会议 时利用计算机内的电子会议日程表即可轻松应对繁杂的会议信息安排，不再为安排会议而忙得焦头
5、烂额。3、极大地提高秘书人员工作效率。传 统的秘书工作主要依靠纸质办公、人工办公，平时的文件信息都得靠秘书工作人员手工撰写拟制，档案信息也都是秘书工作人员手动核对并登记入册，往往耗费自身 太多时间和精力，也使很多信息不能及时有效发布，从而导致秘书工作人员的时间和精力利用率不高，办公效率低下。而现代网络办公模式采用先 进的自动化办公系统，配备一系列先进的自动化设备，包括计算机、打印机、传真机等，有效地提高了秘书工作人员的日常工作效率：拟写信息或文件时，利用计算 机可以迅速地在键盘输入，比手写快速且工整，且方便修改；输出信息或文本文件时，利用打印机连上计算机便可以方便快捷地打印出文本文件，并可以立
6、马输出多 份以备传发；传达信息给远距离的同事或领导时，可以通过电子邮件或传真的方式，及时传递给对方。网络办公系统及现代化设备的使用，大大节省了秘书工作人员 的时间和精力，提高了工作效率。4、提高秘书人员工作的精准度。秘书工作人员在登记信息制作表格文件时，往往需要经过计 算、排序、筛选等一系列工作程序，最后得出统计结果，输出需要的信息。传统的秘书工作中，需要秘书工作人员经历一次次的手动计算、比对，难免因工作量过大 或一时疏忽大意而出现差错，更有甚者，在复查核对时仍然未能检查出某些细小的错误，最终酿成大的差错。而现代网络办公系统运用计算机进行 全自动化办公，在运用Excel软件制作表格文件时，只需
7、要秘书工作人员将数据输入进去，具备强大计算、排序、筛选功能的Excel软件便可以帮你搞定你 想要的一切繁琐复杂的计算过程。只要你输入的数据准确无误，计算出来的结果便基本不会出现差错，远比手动计算比对要精准得多。5、促进秘书人员职能的全面化。传统的秘书工作主要包括三个方面的内容，即办文、办会、办事。但由于秘书人员的工作内容和工作形式均比较单一，秘书职能也比较单一，因此秘书人员的自我肯定程度和受领导的重视程度都比较低。但 网络办公给了秘书工作无限的可能性。文秘人员的工作内容逐渐丰富起来，工作形式也逐渐多样化，不再限于传统的抄抄写写、每天机械式地完成任务了事，而是随 着网络办公模式的发展，日常工作和
8、领导要求开始有了更大的需要，这就要求文秘人员加强自身工作的主动性，不断提升自己的工作能力，扩大自身职能全面化，更 好地为上级领导、为自身工作服务。网络办公模式已逐渐被采用进各机关、事业单位和公司企业的办公室，不可否认为秘书办公人员及办公室工作带来了极大的便利。但同时，物极必反，网络办公模式的优势日益凸显并到达巅峰的时候，其缺陷和弊端便也日益凸显出来，并呈现逐渐扩大的趋势。二、网络办公模式的缺陷1、使秘书人员工作难度加大。传统的秘书人员日常工作内容简单且重复，无非就是简单的每天抄抄写写、接打电话、收发文件，不需要耗费太多的时间和精力，闲下来时还可以悠闲自如地喝喝茶、看看报，秘书工作人员每天都能轻
9、松应付当天的工作量。但 网络办公系统出现并在办公室得到广泛应用以后，计算机、传真机、打印机等现代化办公设备开始被大量频繁使用，对秘书工作人员的技能要求大幅度提高，秘书人 员日常工作都需要用到这些设备进行工作，比如统计分析表格数据、打印复印材料文件，传达发送文件等工作。因此秘书工作人员需要熟练掌握这些现代化办公设备 的使用技巧，以及熟练使用它们的功能。秘书工作人员需要逐步学习并加以掌握，这也就在一定程度上加大了秘书工作的难度，给秘书工作人员带来了新的挑战和压 力。2、使秘书人员保密工作变得困难。随着网络办公系统使用范围的逐渐扩大，网络办公水平不断提高，数据资源共享化越来 越高，从而使得泄密也变得
10、更加容易。传统秘书工作文件形式均为纸质文件，保密比较容易。但现代办化公设备如计算机、复印机的产生和应用，为纸质文件的泄密 提供了有利的条件，窃密者已经不用抄写或带走文件，便能很快直接将文件打印或复印出来，几秒钟的时间就能轻松窃取机密信息。而电子文件也由于其性质和形式的特殊性，对其内容信息的复制、修改、增减极为简便，而且可以不留下任何痕迹。如果单位的机密文件以电子文件形式存在于计算机中，一旦被他人用U盘等工具进行窃取，进而发生泄密，便会给本单位带来严重的负面影响。3、造成办公室工作人员沟通不良。传统办公室工作模式中，秘书工作人员为领导提供工作辅助，或与同事进行工作交流时，一般都是通过面对面的传统
11、沟通模式。通过面部表情及身体语言等形式，往往能比较及时有效地顺利进行沟通交流，一般不会造成误解或误会等沟通障碍。而 网络办公模式引入了计算机等现代化办公设备后，秘书工作人员与上级领导之间、秘书工作人员与各级同事之间的沟通模式发生了很大的改变。过分依赖自动化网络 办公系统，单纯地点几下鼠标，打几个冷冰冰的字，而忽视了面对面的语言、面部表情、肢体动作等形式的交流，容易造成沟通不良的问题，甚至引发彼此间的误 会，不利于及时有效地开展办公室工作。“现代办公的技术的普及减少了人与人之间的交流，使秘书工作变成了机器与机器之间的工作。”【2】网络办公模式 的推行淡化了人际交流，阻碍了办公室工作人员的正常沟通
12、交流。4、给秘书人员生理心理健康带来危害。网络办公模式主要是 借助计算机、打印机、传真机等现代化自动办公设备来实现的。这些先进的办公设备虽然使用起来操作便捷，大大提高了秘书人员的工作效率，但它们往往带有很强 的辐射性，秘书工作人员长时间接触这些辐射性强的电子设备可能会产生各种疾病，造成身体上的危害。因办公室室内工作的特殊性，秘书工作人员可能难免需要长 时间对着电脑保持坐姿，容易产生颈椎病等职业病，损害其身体健康。同时，秘书工作人员可能因为长期独自面对冷冰冰的电脑工作，与领导、同事及他人联系多是通过电子邮件等网络通讯工具，与其他同事也缺乏面对面的直观沟通交流，从而内心孤独难以排解，久而久之易造成
13、心理孤僻，还可能引发抑郁症等心理疾病。5、过度依赖网络办公使文秘工作陷入被动。网 络办公系统的广泛应用，使办公室秘书工作已然离不开计算机等现代化设备及互联网的使用。如果办公室秘书工作人员过度依赖自动化网络办公系统，将文字工作当 成任务来完成，长期不踏实工作，不愿动脑筋，要拟写材料及文件时便立马到网上复制、粘贴。长此以往易养成秘书工作人员的依赖性和懒惰性，不但降低工作的积 极性和主动性，也会禁锢自身创造性思维的发展，必定会使秘书工作陷入一种被动的局面，不利于办公室工作的顺利开展。而且计算机使用上的方 便快捷使得它已然成为办公室工作“必备之佳品”，如果办公室秘书工作人员平时完全依赖计算机进行日常工
14、作，且没有养成资料存盘备份的良好习惯，那么一旦计 算机突然断电或发生故障，秘书工作就得立马暂停，计算机里的信息资料也完全消失，就将无法继续正常开展工作，甚至导致工作瘫痪，使办公室局面陷入混乱。随 着网络办公模式在各机关、单位及企业的广泛应用，给秘书工作人员的日常工作带来了极大的便利，但同时伴随着网络办公而衍生的种种问题，其缺陷也日益凸显。 秘书工作人员所能做的便是看清形势，充分合理利用好网络办公这一工作模式的优势和便利性，同时应正确认识到其弊端与缺陷，避免陷入过度依赖网络办公的泥 沼，不让其缺陷成为限制自身工作的“拦路虎”，积极进行自我调整，不断提升自身工作素养，改进工作方法，不断融合适应网络
15、办公模式，从而更好地为自身工作 服务，促进办公室工作的顺利开展。三、文秘工作人员的应对措施1、转变观念，努力学习先进的网络办公技术。在 网络办公大发展的新形势下，网络办公系统已经在办公室得到广泛应用，计算机、传真机、打印机等现代化办公设备被大量频繁使用，因此对秘书工作人员的技能要 求大幅度提高。秘书人员日常工作都需要用到这些设备进行工作，比如统计分析表格数据、打印复印材料文件，传达发送文件等工作。过去那种传统的旧观念、旧模式、老做法早已经不再能适应办公室秘书工作的需要。秘书人员需要逐步学习并掌握大量关于这些现代化设备的使用技巧，以及熟练使用这些设备的功能，这也就在一定程度上加大了秘书工作的难度，给秘书工作人员带来了新的挑战和压力。“办 公从有纸化向无纸化过渡有个过程，关键是办公人员均能熟练掌握和运用这种方法，同时有功能齐备的软件支持。”【3】因此，办公室秘书工作人员要充分认识到 网络办公模式的优势与缺陷，同时积极转变思想观念，对网络办公给秘书工作带来的困难勇敢面对解决，充分认识到网络办公模式应用的必要性和长远性，努力学习 先进的网络办公技术，不断提高网络办公水平，保证办公室秘书工作高效、有
