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1、企业办公自动化建设的需求分析与建议摘要：随着技术的不断进步，企业办公自动化建设不断提出更高的需求,这就要求我们不断总结经验,使用更为先进的技术开发出成熟实用的系统。文章主要阐述了办公自动化系统的功能需求，以及对系统平台的要求，以及如何选择办公自动化产品提出了建议。定制开发和购买现有成熟产品可以满足不同企业办公自动化建设的需求，企业可以更具自己的实际情况选择适合自己的办公自动化系统。关键词: 办公自动化 OA Abstract: Along with the technical unceasing progress, the enterprise office automation constr
2、uction proposed unceasingly a higher demand, this requests our unceasingly lessons learned, uses the more advanced technology development mature practical system. The article mainly elaborated the office automation systems function demand, as well as to the system platforms request, how as well as d
3、id choose the office automation product to put forward the proposal. Has custom-made the development and the purchase existing mature product may satisfy the different enterprise office automation construction the demand, the enterprise may have own actual situation choice to suit own office automat
4、ion system.key word: Office automation; OA引言办公自动化（简称为OAOffice Automation），是一个不断发展的概念，是利用先进的科学技术（主要是网络技术），使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成，服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提供日常办公的各项功能，从而提高生产工作效率、简化办事步骤、加快办公速度、节省日常开支等，事实上，网络办公系统的出现以及所具备的自动化功能已正给水利系统带来一场内部管理的革命。建设一个合适的办公自动化平台，在其上建立适应办公自动化需求的,
5、功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、易于维护的、界面友好的各种应用，是企业办公信息系统成功的关键。系统设计应充分考虑到企业目前及今后几年的业务发展需要，使系统在实施后具有较高的使用价值和较长的生命周期，系统实施后，应从各方面提高企业的信息共享、信息传递、信息管理的效率。 一、 企业办公自动化业务需求分析1、 企业现状分析对于地方企业而言，由于企业自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，员工的素质也参差不齐，其经济实力并不雄厚，企业管理和决策者对办公自动化认识还不足，主要表现在以下几个方面:首先，认为办公自动化即是利用现有的先进设备和技术，将原来的手工模式转为电子模式而已，把企业的办
6、公自动化与桌面办公系统如:office等混为一潭，针对现在工作人员的日常工作，而不愿增加这方面的投入，而制约了企业信息系统的建设。其次，企业在运作过程中，重视通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物管理的ERP、SCM、CRM等系统，而忽视通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程规范性的企业办公自动化系统。还有部分企业决策者为了节约资金，购买成型的通用办公自动化软件，甚至使用免费的办公自动化软件，但通用的办公自动化软件与企业的实际运作有所差异，系统维护方面是一大难题，系统运行状态及数据有极大的安全隐患。与此同时，企业为
7、了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，建立符合企业特色的办公自动化信息系统时在必行。2、 企业知识和经验的共享与转移知识管理对企业来说，其作用己经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于企业来说将是至关重要的。3、移动办公协同办公企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题，需要一个信息交流和沟通平台。 在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此。4、 方便的消息提醒机制系统通过整合电子邮件系统和即
8、时通讯系统为用户提供电子邮件、手机短信和即时消息服务。电子邮件的整合方式为单点登录、统一用户管理、WebMail；即时通讯服务的整合方式为单点登录、统一用户管理、服务随系统启动。并通过电子邮件和即时通讯系统的数据接口实现系统中待办事宜、催办督办、公告通知等的邮件、即时消息、短信提醒。5、 日常办公系统化一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，有效的信息资源利用机制和整合信息的系统，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。二、 系统应用平台分析整个系统应通过将各类电子文档(如:Word文档、各种
9、电子表格、图形、音视频、图像等)、文档数据库和关系型数据库的有效结合，融合先进的办公思想、工作流机制，实现协同工作和知识管理。在进行协同办公平台设计时，必须首先考虑与管理局整体信息化建设工作的关系，从整体出发，以长远的考虑进行全面规划，分布实施。对于协同办公平台，不能简单的利用现成的办公软件产品生搬硬套，应根据工作的特点和管理局的特殊要求进行具体的分析，使协同办公平台能够适合工作的具体要求和工作特点。同时，协同办公平台将成为管理局日常办公和内部信息查询的统一界面，为全体用户提供真正的现代化办公环境。1、稳定性原则平台具有较高的稳定性，采用先进的多层结构设计方法，提高协同办公系统的业务逻辑处理和
10、响应速率，支持多用户、大批量任务的并发。为系统内所有应用及用户提供服务，在主机平台之上是基于管理局内网的网络平台，主机平台与网络平台共同组成了支持系统运行的硬件平台。在硬件平台之上是由数据库系统、数据仓库系统、群件系统组成的数据机制，其中关系型数据库主要负责管理其他业务等关系型数据，文档型数据库系统可管理非结构化数据，弥补关系型数据库的数据管理缺陷等。2、 方便部署支持上层应用所需的各种处理机制，完全支持Web应用，使得用户的访问更加容易，提高信息传递效率，为上层应用提供必要的功能模块，使应用可以建立在更高的层面上，提高系统的可靠性和可扩展性。建立一个能够适应长远业务要求和数据管理要求的系统平
11、台规划是系统不断发展的基石，好的系统平台可以促进应用系统的完善，适应应用系统的发展要求。由于B/S（浏览器/服务器）模式的系统在安装、使用和维护上简单易行，普通客户端只要装有浏览器就能使用，实现客户端的“零安装”，便于系统的安装和升级。3、 应用管理客户操作具体任务和活动的管理模块，负责工作流任务表中任务的分发管理。可以将一个工作流管理系统中的任务管理器提供给客户；同时，也可以针对多个工作流产品或者是多个应用系统产品，编写通用的任务管理器，进行系统的集成。4、 安全管理安全管理提供用户权限、系统定时断开、数据访问安全等策略和机制。根据用户权限，过滤应用和信息，控制用户对系统的访问。系统定时断开
12、功能就保证在一定时间内，用户在没有操作的情况下，自动断开用户端与服务端的连接，帮助用户起到自动保护功能。数据访问安全可根据业务流程、表单和表单域、信息、字段等访问权限设置，控制用户的访问。5、 方便的二次开发根据用户的权限进行个性化定义，形成面对最终用户的个人办公管理界面。对于众多的信息类型和管理系统，个人办公平台将提供一个统一的系统进入界面和信息查询界面，以个性化形式显示，使用户可以通过一个界面完成所有日常办公工作和信息检索工作，同时保持个人办公平台与信息平台和系统平台的相对无关性。三、 办公自动化系统开发分析系统的选择是一项十分复杂的工作。每个实施信息化的企业必须开发或选用适合自己的系统。
13、软件系统的实现方案有三种，即定制开发、购买现成产品和租赁模式。 由于选型的不同直接决定企业投资成本，风险和实施时间。 1、 购买现成软件模式通过购买现成软件，再与相关软件公司合作进行二次开发，建设教育行政管理软件平台，为城域网内的用户提供各种管理、教学、学习等的网络应用，同时通过系统实现办公自动化、网络化、信息化、无纸化等功能。这种方法好处是：（1）所购买的商业化软件系统，不论是大型软件系统，如ERP、SCM、CRM等，还是小型系统如财务管理、人力资源管理等，都经过大量企业的严格检验，本身就蕴含着丰富的管理经验和企业管理思想，对企业经营管理有着较高的要求；要成功应用，必然会引起经营管理等各个方
14、面的变动和重组，即所谓的业务重组(BPR)，进而推动企业经营管理的变革，产生的影响是巨大的。（2）与定制开发模式相比，少了编程、调试等容易产生差错的环节，通过对所购买的商品化软件系统已有模块的组合、重建，即可完成构建整个系统的工作，所需的环节相对较少，风险也比较小。（3）所购置的商业化软件系统一般经过多方测试和应用检验，技术资料齐全，使用方便，故障率低，并提供售后服务，使用维护费用的构成主要是服务费。（4）因购买的是商业化系统，注重使用者的要求，提倡“傻瓜式”操作，而且能提供大量的提示信息和帮助信息，及操作手册等资料，极大的方便了使用者操作，使用者只需具有一般的计算机使用能力即可。（5）可通过
15、试用，在购买前对该系统进行全面评估，在购买后到试运行阶段，如认为不可行，随时可以终止并要求索赔，而且时间较短，相对而言时间费用、人力成本较低，风险和可能的损失比较小。由于以上优点，购买模式能很快引进成熟功能的系统,满足公司某方面的需要。并且对于没有开发能力的企业来说节省了开发时间，人员及经费。但是选购的软件很可能不适用，其运行模式和复杂程度与具体的企业工作流不匹配。系统维护方面更是一大难题，系统运行状态及数据有极大的安全隐患。要成功的实施，都会涉及到企业的整个管理体系、制度和规范，必然会触及企业在经营管理中非常敏感的组织结构、管理体系，难度肯定大。另外，从费用方面来看，大型商业化软件系统，如E
16、RP、SCM、CRM等，其费用不仅表现为购置费用，而且还因为在应用实施过程中，需要应对企业千差万别的实际情况，存在比较高的应用实施费用；小型商业化软件系统如财务管理、人力资源管理等，因功能单一，使用广泛，商品化程度高，实施简单，费用反而低于定制开发模式。购买模式能通过所购置的应用软件系统，为企业带来先进的现代管理制度，进而提高企业整体管理水平；所建的信息化系统具有起点高、见效快、易升级等明显优势；企业在与系统集成商（软件开发商）的合作过程中，形成并保持长期的互惠互利的战略伙伴关系，共同发展、共同进步。由于所建的信息化系统与企业传统的管理实践存在一定的差异，易形成各种阻力及消极因素，磨合期较长。2、定制开发模式定制开发模式，即针对企业管理规范和业务需求，以专项定制开发为主，除特别因素外，如财务管理系统等，一般不选择购买成熟的商品化软件系统，主要形式有：自主开发
