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1、高校行政管理信息化建设探讨论文 21世纪是信息技术的时代信息化大大推动了我国高校行政管理的改革和发展在信息化的背景下高校行政管理呈现出数字化、网络化和多媒体化的特征各种教学科研管理信息都可在多个部门、多个层级间同时传递速度变快受众面变广；高校的行政管理方式变得日益多元化如计算机辅助教学、网络课程、BBS平台乃至微博、微信发布信息大大节省了行政管理的成本、提高了行政管理的效率；多校区、多部门之间可以共享即时的管理信息、优质的教育教学资源、电子图书资源等增进了教师与学生之间、管理部门与师生之间的沟通这预示着我国的高等教育已经进入了信息时代但必须指出的是在以上机遇出现的同时也给当前高校的行政管理带来
2、了严峻的挑战信息化带来的不仅有机遇也有实实在在的挑战无论是思想观念与效率提升之间、行政管理的硬件与软件之间还是组织体制与运行机制之间都存在不少的问题两两之间的博弈影响了高校行政管理改革的深化和高等教育质量的提高本文尝试以“云计算”为切入点提出加强高校行政管理信息化建设的对策希望能起到抛砖引玉的作用 1高校行政管理信息化建设的现状及存在的问题 1.1高校行政管理信息化建设的现状 在社会各个领域中高校是最早建设局域网的教师、学生和学校行政管理人员是使用计算机频率最高的群体据有关数据统计我国“985”院校、“211”院校的校园网普及率已到达100%超过90%的地方高校也建立了自己的校园网甚至超过60
3、%的高校具备了千兆主干网必须承认信息化建设为高校行政管理带来了很大的便利从注册、选课、教室安排等日常教务工作到考核、督导、评优等教育教学质量管理从学生档案收集、录入到教师福利待遇管理等都可以在信息化的背景下进行运作目前各个高校对行政管理信息化的建设是相当重视的但在具体执行过程中从管理者到应用主体都存在认识上的误区在行政管理信息化的建设方面重硬件不重软件重建设不重应用这就导致高校在行政管理方式和方法上未能从根本上改变以适应信息化的发展尤其是在质量管理上还未能适应信息化带来的变化和动向管理效率、效益提升的空间有很大 1.2高校行政管理信息化建设存在的问题 由于受到种种原因的影响尤其是沿袭传统的行政
4、管理办法高校行政管理信息化的应用水平始终得不到提高各个部门往往各自统计各自的数据与其他部门之间不能共享整个学校统筹难同一个指标在各个部门不能相统一在20世纪90代初我国开始出现多校区的大学这种大学具有自己鲜明的特点它不是各个大学在发展过程中因自身内在的需求自然扩展形成的而是行政推动的结果网络、手机联系只能是教师与学生交流的补充并不能替代面对面的直接交流在信息化、多校区的背景下怎样充分发挥信息技术的优势是高校行政管理面临的新挑战 2影响高校行政管理信息化建设的原因 在知识分子、高层次人才云集的高校中为什么行政管理的信息化建设还会出现种种迟缓的现象笔者以为至少有以下几方面的原因 2.1思想观念的转
5、变滞后于信息化的发展 高校部分行政管理人员只是将计算机、网络等信息化设施理解为一种工具、一种提高工作效率的手段而没有充分认识到信息化的内涵事实上信息化的诞生与发展表示了社会经济结构正在从以能量和物质为核心转变为以知识和信息为核心信息化建设是一种新的观念甚至是一种新的世界观在广大师生的眼里往往也把信息化的作用停留在提高教学效率和提升学习能力的水平上认识的误区直接影响了高校行政管理的信息化建设 2.2行政管理方式的变革滞后于信息化的发展 高校行政管理信息化是一个庞大的系统工程涉及行政管理的全过程、全方位其包括学校从招生到分配从专业设置到课程安排从人员录取到职称晋升这些事务相当复杂高校行政管理的各种
6、数据往往不能共享各个部门使用的信息资源通常没有统一从而造成一系列的问题信息技术在改变行政管理方式的同时也改变了部分学生和教师的学习、科研动机学校行政管理如果不能跟上信息技术的发展最终将酿成技术不能为知识服务的悲剧 2.3行政管理机制的变革滞后于信息化的发展 分散建设校区且校区相隔甚远原以为网络与信息化的背景可以弥补路途远的不足但现实状况却是学校行政管理的组织结构、运行机制的变革滞后于信息化的发展虽然建设了远程宽带网各校区间也“可视可闻”了但师生间的交流各学院、学科的融合尚未能充分利用到信息技术不能充分进行资源的共享、共用在投入大量的建设资金时人们仍然认为需要奔波于各校区间进行面对面的交流这不仅
7、增加了机会成本也导致时间成本变大一边是高校斥资建设“信息高速公路”一边是师生为往返于各校区的情况的意见很大既然高端的通信设备搭起了各校区间的远程链接为什么还要如此周折?可视会议能解决的问题人们不去充分利用可以看出旧的组织体制束缚了新的运行机制要解决这些问题还有很长的一段路要走 3基于“云计算”加强高校行政管理信息化建设的建议 针对以上在信息化过程中高校行政管理存在的问题基于“云计算”理论本文提出了相应的对策黎加厚教授在走向教育技术“云”服务一文中对“云计算”(CloudComputing)进行了明确的定义认为它是由几十万乃至上百万台价格低廉的服务器所组成的网络为广大用户提供有针对性的计算机服务
8、黎加厚教授认为“云计算”是这些年来计算机领域中的分布式处理(DistributedComputing)、并行处理(ParallelComputing)和网格计算(GridComputing)的最新发展基于“云计算”理论笔者认为高校行政管理人员一定要与时俱进努力学习、掌握“云计算”的理论要感受到“云技术”带来的绝非是一个办公手段的变化而是整个行政管理流程的变革 3.1充分发挥“云计算”的优势促进管理方式的多元化 一种新的运作方式的诞生也催生了一种新的管理方式在信息化的视角下高校的管理工作也发生了巨大变化新的管理内容也相继涌现这就要求高校的行政管理要随之变革在高校行政管理中各行政主管部门要充分利用
9、“云计算”的优势将各部门的信息传送到网络存储器上便于有访问权限的部门及时下载、更新如果有什么变动应及时更新、维护信息然后再将这些信息再次上传这样才能保证有关部门所运用的信息是最新的也节约了各部门在使用信息时的成本不必担心因信息未更新而导致的问题在当前“云计算”不断发展的大浪潮下高校一定要充分利用好这个机遇充分发挥“云计算”的优势促进管理方式的多元化 3.2充分利用“云计算”的作用节省高校的软、硬件投入 如今我国各个高校都在加大对信息化建设的投入包括购置计算机、实施后期管理和维护等这笔支出是一个可观的数字这还只是硬件设施的部分计算机软件安装和维护也需要不小的投入由于计算机软件更新换代的速度相当快
10、需要计算机硬件也要进行相应的更换这对高校而言是需要不断地投入对行政管理工作也形成一些不利的影响如行政管理的信息可能会随着计算机的更新换代而发生泄漏、丢失的风险在这种情况下高校行政管理部门应积极应用“云计算”提供的服务将行政管理信息（包括人员开支、学生信息、电费账单等）建立在“云计算”服务平台中行政管理人员只要结合实际工作情况直接从“云端”下载软件就可以直接应用这样一来计算机只是一个简单的终端管理人员不必再绑定在一台特定的计算机中处理信息不必再为了软件配置而耗费精力能大大提高学校行政管理的效率 3.3充分应用“云计算”的成果将其运用到多校区管理之中 目前我国越来越多的地方高校建立起了多校区多校区
11、的成立可以培养出更多的人才但也加大了行政管理的负担在这种情况下高校可以将“云计算”应用到高校多校区的行政管理中对各种资源进行优化配置提高工作效率行政管理人员将整理好的信息资源制作成一个统一标准的数据格式经筛选、分类后再由相关部门发布到相关主页或数据服务器上并对其进行有效地更新与维护以此保障信息数据的时效性与权威性这可以有效地解决当前在多校区管理中存在信息不统一的问题使信息得到有效流通做到校区间资源的共享校区间的所有部门都可以通过设备终端对其职权范围内共享的信息进行访问从而提高信息的使用率减低多校区管理中人力、物力和时间的浪费 3.4充分依托“云计算”的平台促进学校各种信息统一规划 在信息化的建
12、设过程中高校各部门一定要进行统一的规划防止相互扯皮、相互推诿的现象发生要进行统一的规划就必须将“云信息”进行统一的存储首先在格式上要做到协调统一有的信息虽然在各个部门间能共享但共享之后许多部门发现信息在存储格式上的不一致其他部门无法查看或共享进行地很麻烦其次协议和标准要协调一致这是各个部门充分共享的前提只有充分依托“云计算”的平台促进学校各种信息统一规划才能使高校行政管理的部门进行充分合作构筑好高等教育质量保证体系的重要支撑平台 4结语 在信息化大背景下高校外部环境已经发生了巨大的变化高校是行政管理亟须做出相应的调整这样才能应对当前高校行政管理中低效率、资源浪费严重等问题“云计算”理论的引入和
13、运用是提高高校行政管理效率、推动教学与科研进一步提升的可循之路本文提出了几点利用“云计算”加强高校行政管理信息化建设的措施希望能对高校的发展提供一些有价值的参考 参考文献: 1王鹏.走进云计算M.北京:人民邮电出版社,. 2朱惠娟.云计算及其在网络学习环境构建中的应用初探J.中国电化教育,(4). 3肖镞,赵伦.高校机房维护的新思路云计算J.信息与电脑:理论版,(1). 4王丽颖.浅析云计算对高校教学资源的影响J.内蒙古石油化工,(8). 5张莹.“云计算”技术在高校资源建设中的应用初探J.科技资讯,(9). 6徐化祥.云计算对教育的影响初探J.电脑知识与技术,(4). 7阮洁珊.计算机网络云计算技术浅析J.科协论坛,(7). 8陈涛.云计算理论及技术研究J.重庆交通大学学报:社会科学版,(4). 9郑良仁,邵开丽,赵文安.浅析高校在云计算时代的机遇与挑战J.福建电脑,(1).
