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1、高校科研档案内涵及规范化管理论文 摘要：随着高校科研事业的不断深入和发展科研工作对科研档案的规范化管理提出了更高的要求文章通过整理高校科研档案管理的内涵和作用、归档范围等提出了完善科研档案管理制度、实现科研档案管理信息化、提高科研人员归档意识、提高科研档案利用率、保证科研档案完整性等手段实现科研档案管理的规范化 关键词：高校；科研档案；规范化 1高校科研档案管理工作的内涵及作用 高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料科研档案是科研活动的记录是科技储备的一种形式是一项重要的信息资源它地记述了科研、生产
2、活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验具有原始记录的基本属性同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用 2高校科研档案管理的归档范围 对于高校科研档案管理必须集中统一管理确保完整、准确、系统、安全以利开发利用目前根据科学技术研究档案管理暂行规定(1987)高校科研档案管理包括五个阶段即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用 21科研准备阶段 许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集往往此阶段的资料又存在一些重要信息如:项目申报通知项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件 22研究实验
3、阶段 各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片电子或纸质笔记等)实验报告计算材料专利申请的有关文件材料设计文件、图纸关键工艺文件重要的来往技术文件等同时应注意收集项目的年度进展报告 23总结鉴定验收阶段 工作总结科研报告科研成果(专利、论文、专著)技术鉴定材料科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件 24成果和奖励申报阶段 成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等 25推广应用阶段 推广应用方案、总结扩大生产的设计文件、工艺文件生产定型鉴定材料转让合同用户反馈意见等根据教育部令第27号文件:高等学校档案管理办法科研类档案应当在项目完成后两个月归档
4、 3科研档案的规范化管理 31完善科研档案管理制度 目前高校科研档案管理大多数是参照中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范要加强科技档案管理保证科研档案的系统、准确、完整各高校应当根据自身实际制定属于本单位的档案管理办法办法应该明确科研档案管理的总则、科研档案归档范围、归档材料细节整理要求、各部门职能分工、归档责任人、归档时间截点、归档后管理及保管期限 32实现科研档案管理信息化 档案管理并不是一成不变的随着时代的不断进步电子档案也已成为趋势对于该些档案的处理需要高校科研部门与时俱进定期组织档案管理人员进行学习学校科研处应有功能完善的科研信
5、息管理系统并对该系统的维护落实到人构建完善的科研管理信息体系首先需要管理机制的建设加强信息化管理的规划信息管理系统日新月异在旧有系统的基础上不断完善是必要的新建的系统也必须要有“先行一步”的预知感能够彰显人性化并做到短期内不落后科研信息系统应实现每个科研档案管理人员都拥有自己的账号随时登陆以便能对档案进行收集、整理、归档实现科研档案多渠道、多方式的管理轨道一个合格的科研信息管理系统应实现科研项目管理的数据化各项指标有据可查;科研资料管理标签化档案资料进行分类整理做出详细目录;资料信息整理标准化一是对每一个项目做统一顺序整理二是按照综合利用信息化要求实现项目数据标签的录入建库;科研档案交接、查阅
6、记录的信息化规范完整的交接、移交记录建立必要的查阅审批授权制度做好科研档案保密管理和查阅记录1 33提高科研人员归档意识 在很多的一段时间里高校科研项目管理的过程中高校只对项目申报、项目验收、项目成果评定等环节非常重视对科研项目数量和到账经费特别看重而忽略了科研档案的收集和归档目前科研档案归档工作已经慢慢得到重视但仍有部分科研人员对科研档案的管理的意识薄弱对于项目负责人来说他更多的精力在于项目的研究与结题而忽视了项目由申报到结题的资料整理待项目结题时该项目的前期资料已经遗失由于高校科研项目多、人员杂仅仅依靠科研处的少数工作人员根本无从掌握项目现实的研究阶段更无法完成每个项目的资料归档还有部分科
7、研人员将科研成果看做自己的私有财产许多具有归档价值的资料如获奖证书、专利证书、论著等均不愿上交或移交档案时拖拖拉拉有所保留档案工作的“三参加”(即档案工作纳入到企业计划纳入到领导议事日程纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中)在科研档案管理工作中同样适用科研档案工作就应该纳入高校工作计划、纳入校领导的议事日程、纳入到每一位科研人员的岗位职责中明确知识产权为判定高校科研实力与核心竞争力的主要标准应采取各种形式加强对科研档案工作重要性的宣传2强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识高校应该实现资料归档的各级责任人以实现科研项目归档的系统、准确、完整项目立项之时应要项目负责人提交科研项目责任书该文
8、件中应明确项目组成员及个人分工(含档案管理人)各二级学院应有专职科研秘书对各学院科研教师全面掌握督促各项目负责人在时间截点内交材料并统一项目尽量做到有一式两份的档案一份交校科研处一份留在二级学院二级学院应该小型科研资料档案室校科研处在全校科研材料归档方面责无旁贷应配专职人员对全校科研档案进行管理对项目全过程材料进行整理保护材料完整性注意材料装订细节在科研系统对归档材料作登记并定期交校档案室科研档案管理人员是科研档案工作的主体能否充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任能否及时督促科研人员归档是确保档案整体质量、提高科研档案内在价值和利用率的关键一环也是为经济建设和科技服务的一个必要前提3
9、34提高科研档案利用率保证科研档案完整性 针对目前情况而言使用率和完整性都较好的是纵向项目尤其是国家级、省级项目这些材料在科研教师职称评定、再次申请项目、奖项申报等时候尤为重要科研教师对纵向项目的档案收集也相对认真相比之下横向项目的档案管理就较为欠缺横向项目没有固定的申报书、合同等这就需要科研处对横向项目所需要的材料进行规范提倡教师使用格式合同填报格式一致的责任书监督教师定期进行中期检查对符合验收条件的项目应敦促其尽快结题对于经常有科研项目的教师而言对于该些步骤较为熟悉并不需要科研秘书的再三叮嘱就可完成档案收集但是对于一些项目不是太多忙于教学并对科研档案整理缺乏耐心的教师而言往往对以上步骤产生
10、误会、厌倦、反感觉得职能部门“多此一举”往往因此不断找借口基层秘书及工作人员不好再三“得罪”该些教师最终将导致科研项目的不完整由不同时间段出现的分散资料到一个完整的科研档案的出现并不是一个人努力的结果它需要一个团队付出精力需要制度来规范团队中每一个人的行为为此科研处应制定相关条例对不能按时提交材料的项目进行处理例如未能交责任书就不能立项未能交验收表就不能办结题手续未能办结题手续就要预留响应百分比的项目经费等古语云温故而知新科研档案的整理和再次利用将迸发出更多创作的火花 参考文献: 1李俊霖高校科研档案管理信息化的研究J技术与创新管理11(32) 2陈亚利地方高校科研档案管理存在的问题及对策DB/OL 3毕保良浅议高校科研档案管理的问题及对策J农业科技管理(06)
