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1、高校档案管理的现代化建设 摘要在高校档案信息数字化、网络化的原因的基础上分析了高校档案信息数字化、网络化系统的基本组成提出了高校档案管理现代化的初步构想 关键词高校档案信息数字化网络化现代化高校档案信息数字化、网络化的动因 1.1档案信息数字化、网络化是时代发展的要求 首先数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息 美国经济学家迈克尔戈德海伯于1997年指出在以计算机网络为基础的信息社会中面对浩如烟海的信息对人们来说信息已不再是一种稀缺的资源而是相对地过剩稀缺的是人的注意力因此目前以网络为基础的新经
2、济其实质就是“注意力经济”高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段同时可以提高档案的管理效率 网上利用的开展将会使档案工作进入一个崭新的工作环境进入极好的良性循环之中以往档案人员为开发档案资源为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少甚至平时查阅工作中可取消档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作 其次使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效数字化档案信息使档案能及时归档尽快地提供利用平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件并注上处理意见年终归档时只需向档案馆移交一份分类组卷清单把数据通过网上按
3、档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可从而使档案馆减少了档案数据录入工作这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用在学校诸多档案中许多档案在形成时已由计算机处理档案馆的工作只剩下编制相应的档号整理上架而计算机管理方面则只需对数据进行处理已不再需要大量的数据录入数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题已不复存在 校园网中各类数据库的建立使各类数据“数出一门”使各类归档的数据能非常及时、准确学校内的管理对象多且具有一定的流动性如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等要想准确统计、动态了解这些情况按以往传统管理方法必须“归档”后才能查知而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况
4、1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果 首先高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案形成了大量的数字化档案信息计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案它以光盘、磁盘作为信息存储的载体向数字格式转变 许多高等院校建立了校园网并与教育科研网和国际互联网相连校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等计算机网络化管理的出现使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式伴随工作方式的变化而
5、产生的大量机读文件即电子文件也就应运而生 1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟 1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展 90年代以来我国先后筑起中国互联网(Chinanet)、中国教育科研网(CER?鄄net)、中国科技网(CSTnet)和中国金桥网(ChinaGBnet)并均与国际互联网Internet接轨就 全国高校来看1994年以来由于211工程和CERnet工程的促进很多高校纷纷着手建设校园网至1996年底已有220所高校建成校园网并连入CERNET800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起为高校档案馆网络化建设提供了
6、前所未有的条件 1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效 自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路自20世纪80年代后期以来高校档案馆自动化建设经过10多年的努力开发出数百个自动化专用软件许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理自动化建设大大改善了档案馆的服务手段提高了服务质量和工作效率促进了各项标准的制定和完善尤其可喜的是计算机应用正在改变着档案人员的观念锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才数据库建设也具备了一定的规模所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证 1.3.3经费紧张状况得到初步缓解 经费不
7、足是影响档案馆走向网络化的最大障碍加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度通过Internet、CERnet网可以看到网络化的优越性和作用是巨大的作为学校信息服务中心的档案馆其地位和作用更加突出学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性领导的重视预示着经费的加大投入档案馆自身通过多种创收渠道增加收入增强了造血功能近年来许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备基础设施建设得到了极大改观 2现在高校档案数字化、网络化存在的问题 2.1数字化、辅助管理方面存在的问题 事实上现有的高校档案工作计算机管理模式多数是建立在原有的
8、手工管理模式基础上这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心工作对象不是档案信息而是纸张、塑胶等载体材料计算机的作用只是辅助人工管理档案实体而不是处理档案数据其结果是非但没代替手工管理工作而且是大大的增加额外手工劳动的投入表现在： 首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索不是针对具体的档案信息比如这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作常常须先手工做好著录或填写好手工目录后再往计算机中录入编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录以供展示或手工查阅 其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关
9、系它只为档案部门内部服务作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力 2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题 2.2.1缺乏统一的网络化协调机构 由于受高校管理体制和运行机制的影响不同的高校隶属不同的行政主管部门这种分散领导的管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要但缺乏馆际合作的行动而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式无论是软硬件的购置还是数据库的建设都处于各自为政的低水
10、平重复状态这不仅造成了人力物力的巨大浪费也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程 2.2.2标准化水平低 由于历史的原因高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备机型五花八门水平参差不齐目前研制出的不少档案馆系统应用软件都没有遵循国际标准功能单一、标准化水平低数据不完整致使大多数档案馆无主题标引共享性差而国家至今没有统一的发展规划和标准各馆的发展存在着很大盲目性这种状况发展下去势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患 2.2.3数据库建设滞后 经过多年的努力高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库由于各个档案馆各自为政
11、在建库过程中各馆均有不同程度的浮躁情绪急功近利倾向严重主要表现在建库缺乏整体性数据库大多自建自用建成的数据库规模小标准化程度低类型单一而且大多处于低水平重复建设数据无规范化控制商业服务水平差大多数据库仅仅供本单位使用严重地影响了数据库的利用率而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库缺少全文数据库和多媒体数据库无法满足用户的多种需求许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网但只能访问其主页根本无实质性的资源司共享 2.2.4经费保障率低 目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金目前高校档案馆的经费投入较少用于档案馆网络化建设的经费非常
12、有限无法购置好的硬软件建立高起点的档案馆网络更谈不上对设备的及时更新目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍 2.2.5人员整体素质低弱 在档案馆现代化建设中人是最关键的因素网络化的实现和管理都离不开人各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用档案馆网络化建设对档案人员提出了更高的要求不仅要精通传统的档案业务而且必须掌握自动化、网络化技术成为信息和知识的导航员目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低不适应高速发展的计算机工作环境馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术又精通档案业务的复合型人才不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要 3高校档案管理现代化的初步构想 3.1采用客
13、户机/服务器(Client/Server)体系结构模式 客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分如用户界面、商业逻缉和数据库并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行共同实现整体应用用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面当前台需要调用某些数据时工作站向被称为后台的数据库服务器(Server)发出请求服务器即对此做出响应并把处理的结果返回给前台这样工作站就成了数据库服务器的客户(Client) C/S模式实
14、际上是一种软件运行和组织方式不是指工作站、服务器等硬件结构系统它必须依赖网络系统而存在并且充分利用了网络的资源优势但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统服务器作为信息集中处理和交换的中心硬件上选用市面上常见的高档微机即可 3.2建立基于Web的服务体系 在学校综合集成管理信息中档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息手 工劳动则成为辅助形
15、式而让利用者通过Web浏览器访问是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式因此高校档案馆都应建立自己的Web服务器向校内外档案利用者提供档案信息服务目前计算机技术的发展使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单只需选用适当的Web服务器软件有些操作系统如WindowsNT已把建立Web服务器的功能内置在系统之中今后值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器 3.3档案信息的管理离不开数据库系统 数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上也就是说选择数据库系统不仅要支持C/S体系结构还要支持分布式处理既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力又要有较强的安全控制能力同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBaseFoxBASEFoxPro等编写这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统它们无论在功能上安全性和数据
