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1、加强对档案数字化工作的管理管理学论文 档案数字化涉及档案馆内部许多部门,因此加强组织管理工作显得十分重要档案数字化建设是一项复杂的系统工程,要经过实际的调研和论证运用科学方法预测制定科学配置各种资源进行档案数字化的总体规划和年度专项计划通过计划谋求管理系统的外部环境、内部条件、决策目标三者在动态上的平衡实现制定的各项目标 实施是一个复杂的活动过程档 案数字化建设又是一项全新的工作技术含量高涉及到许多因素在实施过程中会出现各种各样的矛盾和困难会遇到来自各方面的干扰实施特别强调解决问题的及时性通过创新行政管理与技术管理相互作用的新机制实施有效的组织、指挥、协调、激励工作保证档案数字化计划目标的顺利
2、实现 一、档案数字化的指导思想与原 则档案数字化的指导思想是：以需求为导向以利用为目的充分利用计算机软硬件功能最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力保护馆藏档案原件完好保证数字化档案准确更好地发挥档案信息资源的作用 档案数字化的原则是：要遵循 重要档案数字化的价值性、常用档案数字化的实用性、开放档案数字化的开放性、褪迹档案数字化的抢救性、解密档案数字化的及时性、目录数字化与全文数字化分步的时效性、档案数字化加工与利用同步的一致性等原则 二、本级为主,分步实施 1、本级为主根据档案馆职能分工和档案来源原则,各级地方档案馆永久档案绝大多数是本级机关形成的这部分档案自然是当地档案馆数字化的重点同
3、时地方档案馆都保管着大量的上级档案文件馆际之间上级档案文件重复是必要的这些纸质文件来源一般都是上级机关统一印制的地方档案馆坚持本级为主的原则根据需要和可能适时、适量地进行利用频繁政策性上级档案文件的全文数字化以满足当前工作的急需尽量减少档案馆多层的重复劳动 2、分步实施馆藏档案数字化 不可能一步到位而且档案室进馆范围档案陆续进馆进馆范围档案实施档案数字化馆室共建、共赢、共享的策略非常重要在具体实施过程中文件级目录数据库建设是最基础性的工作是第一位需要建全的专题数据库建设是根据现实需要而适时建立全文数据库建设是满足信息检索需要而必须加快建设的数据库 三、档案数据库的管理 1、在建数据库的设立在建
4、数据库是为了数字化加工所设立的动态库是数据不断变化的数据库完成的文件级目录数据库则是成果库但是在鉴定及全文数字化加工过程中它又成为全文数字化加工在建数据库 2、成果数据库的使用成果数据库只分配使用权限只有特殊需要时经批准才分配数据改变的操作权限 3、数据的管理与监督建立技术负责人、超级管理员、数据管理员连锁责任制实行审批者没有数据操作权；超级管理员只允许分配权限不允许使用数据操作权；数据管理员只有需要时经批准使用数据操作权； 用后即刻收回；给予单位领导和相关中层干部全部数据的查看权 四、数字化档案利用服务 数字化档案利用服务工程是以搞活数字化档案利用为目的以局域网、政务网、互联网为平台通过建立数据安全管理制度、网络安全运行制度和具有法律责任的网管、数据管理员、数字化加工人员、提供利用人员连锁责任制环环相扣从措施上保证数字化档案的准确通过防火墙、CA认证、数字水印、电子签章、权限控制等计算机新技术从技术上保证数据的安全利用网络实现档案的法律效力实现远程为利用者提供快捷、准确数字化档案的目标
