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1、第四章 文书的整理与归档,第一节 文书立卷工作 第二节 文书整理与归档工作,第一节 文书立卷工作,文书立卷也称为公文立卷，是指办公室或文秘部门将已经办理完毕的文书材料，按照它们在形成过程中的自然联系和一定的规律组成案卷的工作，它是文书部门整理与保存文件的一种主要方法，也是机关公文处理的主要内容。 一、文书立卷概述 1.文书立卷的概念 文书立卷是指文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律。组成案卷的过程。,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,对文书立卷的理解具体包括以下几个方面: 必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。办理完毕是指文件的文书处理程序已经结
2、束。例如，请示性的文件在收到复文后就算办理完毕;批复性的文件在复文发出之后就算办理完毕; 必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。一个单位在工作活动中形成的文件材料很多，有些文件办理完毕后，其现行执行效力消失，又没有继续保存的价值，就没有必要立卷。所以，并非所有文件材料都要立卷。立卷之前一定要进行鉴别，应把那些时于今后工作和研究具有考查、利用价值的文件材料立卷归档;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的、有密切联系的文件组合体。例如，一个案卷应能反映某一方面的工作或某项具
3、体问题的处理情况;整个单位的案卷能够全面、系统地反映整个单位工作活动的全貌。 2.文书立卷的特征 立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。立卷就是按文件的特征和联系组合案卷，把具有共同特征和密切联系的文件组合在一起。简言之，立卷特征就是按文件特征分类和组卷。,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,根据文件的不同特征，可以作如下分类: (1)按文件的时间特征立卷 就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。 按时间特征立卷，可以保持文件在时间上的联系，反映出一个单位在一定时间的工作特点和发展状况，便于按时间线索查找文件和查考单位在
4、不同阶段的工作情况等。 (2)按文件的地区特征立卷 就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。 地区特征一般较多地用于下属单位来文、调查统计材料和某些专门文件。,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,(3)按文件的问题特征立卷 在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷，比较广泛，成为常用的立卷特征。 运用问题特征分类和组卷，具有很大的灵活性。例如，同一问题的文件多，可以适当分为几个小问题；如果文件少，可以用大问题加以概括。但是，有些文件如会议记录、综合性文件是不宜按问题特征立卷的;还有一些虽属于同一问题的文件，
5、由于保管价值不同，也应该分开立卷。 (4)按文件的作者特征立卷 就是按文件的责任者进行分类和组卷。,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,按作者特征立卷，不仅可以保持同一作者的文件之间的联系，系统、完整地反映同一作者的工作活动情况，而且由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。 (5)按文件的名称特征立卷就是按文种进行分类和组卷。不同的文种反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。 以名称特征立卷一般用于组卷的比较多。例如，领导指导性(命令、指示、决定、决议等)、综合性(会议记录、计划、总结、报告)、专业性强的(合同、协议、统计报表
6、)以及内部期刊等文件材料都可以按名称特征组卷。,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,有些文种相近、价值相同，也可以合并组卷。例如，指示、意见;条例、办法;计划、安排、打算、工作要点;报告、总结、汇报等。 除了按以上特征立卷的方法外，还可以按文件的其他特征立卷或排列卷内文件。如按重要程度排列，按姓氏笔画排列，按文件载体分类等。对于某些特殊的文件材料，还可以采用特殊的立卷方法。例如人事文件材料，也可以用人物特征来组卷等。,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,二、文书立卷的范围和原则 1.文书立卷的范围 国家档案局1987年12月颁发的关于机关档案保管期限
7、的规定、文书档案保管期限表、机关文件材料归档和不归档的范围等文件基本上科学地确定了文件的立卷范围，具体情况如下: (1)应该立卷归档的文件材料 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料; 上级机关颁发的属于本机关业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件，如决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导人讲
8、话、典型发言、会议简报、会议记录、录音带、照片; 上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载); 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本; 本机关党组(党委)、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料; 本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料(由召开机关收集归档)；,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件； 本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制重要文件的修改稿; 本机关检查下
9、级机关工作、调查研究形成的重要文件材料; 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告; 反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料; 本机关形成的财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料; 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料; 本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料; 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告
10、、统计分析材料等; 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,本机关(包括上报和下批)干部主免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、残疾、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等的文件材料; 本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料;,返回,上一页,下一页,
11、返回,下一页,第一节 文书立卷工作,本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; 本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料; 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本; 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料; 本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根 本机机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,各种普查工作中形成的文件材料; 本机关与外国
12、签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等; 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件; 按有关规定应归档的死亡干部档案材料; 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件; 同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件； 下级机关报送的法规性备案文件; 直属单位报送的重要的科技文
13、件材料。 (2)不应立卷归档的文件材料 上级机关征求意见未定稿的文件; 上级机关发来供工作参考的抄件; 上级机关任免、奖惩非机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料; 本机关的重份文件;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,本机关未经会议讨论;未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外); 本机关无查考利用价值的事物性、临时性文件; 本机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等; 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料; 本
14、机关从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,本机关为参考目的从各方面收集的文件材料; 给本机关无特殊保存价值的来信，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信; 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料; 同级机关参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料; 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料; 下级机关抄报备案的一般性文件材料; 下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料。,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,小锦囊 各机关还应根据机关文件材料归档和
15、不归档的范围的精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文书材料归档和不归档的具体范围。 2.文书立卷的原则 文书立卷的具体原则主要体现在如下方面: (1)方便保管和利用是文书立卷的基本原则 文书立卷的目的，是为了方便文件的保管和日后的利用。为了方便保管和利用，要做到: 文书立卷是对文件的分门别类，每一个案卷就是一个小类，案卷中文件的主题内容，案卷标题必须要概括出来，管理人员一看标题就知道卷内是何种文件;,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,对案卷内的文件数量也要加以限制。如果案卷内文件太多，不便装订及翻阅，用盒装也装不下;如果案卷内的文件太少，案卷太薄，所用卷皮数量必然增多
16、，设备利用率低。 (2)文件材料有无保存价值是文书立卷的基本依据 文件的保存价值不是由立卷人主观决定的，而是由文件本身的价值决定的。 一般来说，凡是反映社会发展和记录主要工作活动的重要文件，其保存价值就大一些，具体体现在: 各阶段的指导性文件，重要会议通过的决议，重要的请示报告，需要贯彻执行的文件，有关重大问题的请示或报告等，这些都是很有价值的文书，必须立卷归档保存；,返回,上一页,下一页,返回,下一页,第一节 文书立卷工作,机关活动中形成的一般性文件，如通知、便函等，保存价值相对要小些； 一般会议的通知，洽谈工作的介绍信和内部互相抄送的文件等基本上没有保存价值，根本没有立卷的必要。 (3)保持文件之间的历史联系是文书立卷工作的前提文件是记录历史的真实写照，文件之间的联系是自然的联系、历史的联系、客观的联系，文件的形成处理过程就反映了文件形成和处理过程中的各种关系。因此，立卷时必须考虑到这种自然的历史的联系，这是
