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1、模块7 档案的编研 ,2,任务14 编写员工手册,任务15 编写会议纪要,任务16 编写基础数字汇编,任务14 编写员工手册,【知识目标】 掌握档案编研的几种形式 掌握文件汇编的要求 【能力目标】 学会编制文件汇编 【任务引入】 扬帆集团新招聘了一批员工，如果你是人力资源部的秘书，请编制员工手册，用于新员工的入职培训。 【任务分析】 员工手册属于专题文件汇编，是档案编研的一种，包括企业历史、企业规章制度和奖惩措施等内容，用于企业培训新入职员工，约束其行为，是企业文化的一种体现。一般要经过选题、选材、编排、印刷和使用几个环节。,下一页,返回,任务14 编写员工手册,【相关知识】 一、发文汇集的编
2、辑 它是将本机关一定时期制发的档案文件按照文号排列汇集成册的参考资料。 （1）本机关制发文件时，除了留存一份或两份副本连同定稿归档外，再留存一份或几份用于编辑发文汇集。 （2）将本机关每年或几年（文件较少的机关）的发文按发文字号顺序排列装订成册。大机关有若干发文字号的，分别按其文号排列，再合并装订成册。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册,二、专题文件汇集的编辑 它就是将某一问题的档案文件汇集成册的参考资料。 （1）选择专题。 应当选择利用价值大的题目。常见的专题有以下几类： 规章制度汇集：如财务制度汇集； 工作规范汇集：如检测标准汇集； 专门业务文件汇集：如教学管理文件汇编； 成果
3、材料汇集：如科研成果汇集。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册,（2）选择材料。 选材时可选本机关分年度的文件，或分机关若干年度的文件或不分作者和年度的所有文件。选材要求专门和精要。 （3）编排加工。 编排时可按文件时间顺序排列或先按内容特点分类，在类内再按时间顺序排列。收录档案文件的原文时，可根据需要将文件的文尾部分（如阅读范围、主题词、抄送抄报单位、印制版记）等删去，重新排版印刷。在正文之前编写说明和目录，在说明中应简要介绍编辑目的、收录文件的范围、编排体例等事项。 （4）印刷与使用。 可打印成册在机关内部使用，也可正式出版公开发行。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册
4、,【任务实施】 步骤一：确定主题为员工手册。 步骤二：选择材料。 （1）公司概况。概要介绍本公司的历史、现状及隶属关系。让新员工大体了解公司的性质、经营范畴、主导产品（含劳务、服务）、市场分布、注册资本、现有资本及实现利税等基本情况，以便对公司实力和竞争能力充满信心。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册,（2）公司文化。企业文化是企业具有自身特色的意识形态和行为规范总和，大致包含企业哲学、企业规范、企业形象和企业精神。企业哲学是企业一切活动的行为指南，其核心是价值观念。 在员工手册中介绍企业经营理念，即始终遵循的价值观念，以统一员工思想，为企业整体目标共同奋斗。 （3）组织结构。员工
5、来到公司，自然应对公司结构框架有个粗略的了解。一般可绘制部门结构图。通过该图，员工不仅可一目了然地知晓公司包括哪些部门，且对公司的产权构成、组织管理模式以及各个系统（办公系统、生产系统、营销系统、财务系统等）形成印象。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册,（4）部门职责。通过阅读各部门工作职责，员工自会明白某个部门负责何种事务，协同哪些别的部门，参与哪些其他工作。部门自身职、责、权分明，部门之间纵横关系清晰，有利于回答员工“有事找谁”和“我所在的部门分管什么”两个基本问题，有助于员工搞准自身位置，尽快进入角色。 （5）政策规定。这部分内容较多，且涉及员工切身利益，可谓手册的“重头戏”
6、。首先是人事政策，即员工选聘依据、考核标准、晋升条件和聘用（解聘）程序；其次是工资待遇，即工资结构及分级、工龄计算，包括各种奖金和补贴发放办法，试用期待遇等；还有劳动纪律，即劳动合同的签订，上下班时间，以及请假制度。其他各项制度，如报销制度（指差旅费，医药费等）、车辆使用制度、安全制度、卫生制度、保密制度等，可视必要作出详略不同的介绍。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册,（6）行为规范。一个现代化的公司，其精神风貌必然体现于员工的仪表风度（包括着装、发型、化妆等）。员工的一言一行、一举一动，均代表着企业形象。公司在这些方面的要求，应明确且具体地写入员工手册之中，以利于员工经常对照，
7、不断提高自身道德修养和文明素质。待人接物的行为准则，虽为企业文化的有机组成部分，但单独列为一节，以期引起员工特殊重视，自觉强化日常训练，以达“习惯成自然”。 （7）编印员工手册应当注意的问题。 员工手册是新员工步入企业的向导，也是广大员工了解企业的窗口，必须认真编写和印刷。在编印过程中，应当尽力避免出现下述问题，不妨称之为“七忌”。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册,一忌贪多求全。 二忌陈旧过时。 三忌称谓混乱。 四忌段句冗长。 五忌语法有误。 六忌口气生硬。 七忌印刷粗糙。,上一页,下一页,返回,任务14 编写员工手册,步骤三：编排加工。 （1）收集所有材料的电子版原文。 （2）
8、 根据需要将文件的文尾部分（如阅读范围、主题词、抄送抄报单位、印制版记）等删去，重新排版印刷。 （3）在正文之前编写说明和目录，在说明中应简要介绍编辑目的、收录文件的范围、编排体例等事项。 步骤四：印刷使用，新员工人手一册，用于入职培训和规范其行为。,上一页,返回,任务15 编写会议纪要,【知识目标】 掌握会议纪要的内容与要求 【能力目标】 学会编写会议纪要 【任务引入】 2009年3月2日8时至10时30分，公司工程技术部的经理马涛主持召开了“2009年度S市、T市两地物业房产维修计划会议”，请你根据会议内容和精神编写会议纪要。,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,【任务分析】 会议纪要是
9、记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。 其特点一是内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。二是表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,三是称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与
10、会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同，会议记录是讨论发言的实录，属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政公文；第二，功能不同，会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 在“2009年度S市、T市两地物业房产维修计划会议”中，既有两市在2008年房产维修计划执行情况的汇报，也有2009年房产维修项目计划，需要会后传达、贯彻和执行。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,【相
11、关知识】 一、会议纪要的内容 会议纪要的写法因会议内容与类型的不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。 1标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。 （1）单标题：由“会议名称文种”构成。 （2）双标题：由“正标题副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,2正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。 （1）导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种： 平列式。将会议的时间、地点、参加人员和主持人、会议
12、议程等基本情况采用分条列出的写法。 鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个一轮廓了解。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,（2）主体。这是会议纪要的核心部分，主要介绍会议议定事项。 会议主题报告的题目及内容要点； 会议讨论的有关问题； 会议通过的决议、报告、提案等事项的名称及内容要点； 选举结果。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,二、会议纪要的常见写法 （1）条文式写法。它是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。 （2）综述式写法。这种写法是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。 （3）摘记式
13、写法。这种写法就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,三、编写要求 （1）全面认真地研究会议的有关文件，尤其是报告、决议、简报、记录等，把握会议的主要精神、基本情况和特点。 （2）撰写会议简介要事实准确，要点全面，突出特点。 （3）语言简练，层次清楚。 （4）编排方法可以先将同类历届或历次会议的简介按届次顺序依次排列，再将不同类的会议简介汇集成册，并且编制目录。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,【任务实施】 根据本次会议的特点和会议纪要的编写要求，可按照以下步骤编写文议
14、纪要： （1）标题。采用单标题：2009年度S市、T市两地物业房产维修计划会议+（会议）纪要。 （2）正文导言。采用平列式将会议的时间、地点、参加人员和主持人、会议议程等基本情况分条列出。 （3）正文主体。采用条文式写法，把会议主题报告的题目及内容要点、会议讨论的有关问题、会议通过的报告、提案等事项的名称及内容要点分条列出。,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,具体内容见下文： 2009年度S市、T市两地物业房产维修计划会议纪要 会议时间：2009年3月2日8时至10时30分 会议地点：第三会议室 会议主持：马涛 参加人员：刘洪涛、史文俊、张国华、赵建军、齐建国、李福泉、贾宝琴、孙秀
15、玉、杨兆辉、陈国伟、于杰、李昕、赵冬云 会议内容：,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,一、汇报2008年度房产维修计划执行情况 工程技术部汇报2008年度房产维修计划执行情况，以及全年维修发生费用明细。2008年T市发生维修费用合计18.033万元，S市发生维修费用合计13.061万元，公司2008年度物业维修费用总计31.094万元，未发生计划外大宗维修项目，控制在年初计划范围内。 二、T市物业分公司汇报2009年度T市房产维修项目计划 T市物业分公司根据2008年桥头家属区自来水系统、供暖系统、供电系统运行情况，以及房产维修情况共计提出三大类14项维修项目，总造价近300万元。
16、 主管刘洪涛、经理助理史文俊以及工程技术部门通过仔细研究、反复斟酌，同时结合公司2009年度资金情况确立今年施工项目有：,上一页,下一页,返回,任务15 编写会议纪要,1#12、#7、#3、#4楼屋面防水处理 以上四栋家属楼屋面防水施工年限分别为：#3、#4楼为2003年，#7楼为2004年，#12楼为2000年。虽然部分房屋防水年限未到，但渗漏严重经多次修补无效，同意重新进行防水，屋面找平层根据实际破损程度核算工程量。 2#2楼门岗大门重新制作、安装 #2楼门岗大门因年久失修，门柱基础已经松动，危及过往人员安全，同意重新制作、安装。 3锅炉房#1至#4楼西侧暖气沟内主管更换 锅炉房#1至#4楼西侧暖气沟内主管因使用年限已久，另外管沟内积水浸泡造成主管道锈蚀严重，在2008年更换了#5至#
