《国际商务函电教学课件作者曾勇民introduction》由会员分享，可在线阅读，更多相关《国际商务函电教学课件作者曾勇民introduction（32页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Introduction Fundamentals of Writing English Business letter 现代商务函电写作的基本知识,商务函电,Contents,Learning Objectives 学习目标,Work Task 工作任务,Learning Connection 知识链接,Example Transactions 操作示范,2,4,Competence Practice 能力训练,一、Learning Objectives（学习目标）,Abilitys objectives： 1. Can write an envelope of the English Bu
2、siness letter correctly. 2. Can write the letter with the correct formats and structure of English Business letters. Knowledge objectives： 1. Be familiar with the envelope formats of an English Business letter. 2. Be familiar with the formats and structure of English Business letters. 3. Be familiar
3、 with the basic principles for English Business letter writing.,二、Work Task 1（工作任务一）,下面是一封信函的信封，请根据该信封，完成以下两个任务： 1. 指出哪一个地址是收信人的姓名与地址？哪一个 是寄信人的姓名与地址？ 2. 英文姓名与地址的书写顺序？,Stamp,三、Learning Connection(知识链接),1. 寄信人的姓名和地址写在信封的左上角，且务必与信封内地址在形式 和标点上一致。 2. 收信人的姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名 须分行书写。 3. 寄信人和收信人的姓名和地址
4、的书写顺序是：先写姓名后写地址。地 址的书写应由小至大，即先写机构名称，再依次写门牌、街道、城 市、州/省及邮政编码，最后写国名。 4. 如果信是由他人转交的，就要写转交人的姓名和地址，如由 F. Johnson 先生转交给 J. E. Henry的信在收信人姓名下写上 C/O F. Johnson 即 Mr. J. E. Henry C/O Mr. F. Johnson (C/O=Care Of),四、Example Transactions（操作示范）,1. 收信人的姓名与地址： Overseas Trading Co. 88 Hooigracht street Amsterdam, th
5、e Netherlands 寄信人的姓名与地址： ABC Trading Co. 168 Zhongshan Road Beijing 100020 P. R. China,2.英文姓名与地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。 地址的书写应由小至大，即先写机构名称，再依次写 门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后写国名。 如：ABC Trading Co. 公司名称 168 门牌号 Zhongshan Road 是街道 Beijing 城市 100020 邮政编码 P. R. China 国名,五、Work Task 2（工作任务二）,下面是一封英文商业信函，请完成以下两个任务： 1. 指出该
6、信函由哪几部分组成？ 2. 指出该信函是采用什么格式？,NANJING SICO TEXTILE GARMENT CO., LTD. NO.168 BEIJING EAST ROAD NANJING 210008 CHINA TEL: 0086-25-88010168 FAX: 0086-25-88010169 November 8th, 2010 CANADIAN FASHION TRADE CO., LTD. P.O.BOX 8935 NEW TERMINAL, ALTA VISTA OTTAWA CANADA TEL: 001-613-4563508 FAX: 001-613-45624
7、21 Dear Sir or Madam, We have learned your name and address from the Guangzhou Commodity Trade Fair on Nov.3, 2010. At that time, you show great interest in our cotton blazer. We are now writing to you with a view of entering into business relations with you. Our company was established in 1992. We
8、specialize in all kinds of garments, such as cotton blazer. We are both manufacturer and exporter of garment. Our products command a large market around the world, such as America、Canada and Japan. The quality of our cotton blazer is superior and the price is also favorable. The enclosed is our cata
9、logue and prospectus for your reference. In order to give you a general idea of our products, we will send you our price list and sample as soon as we receive your specific inquiry. We are looking forward to receiving your early reply. Yours faithfully, Victor,六、Learning Connection(知识链接),一封商务英语信函主要包
10、括七个部分： 1. 信头（letterhead） 2. 日期（Date） 3. 信内地址（Inside address） 4. 称呼（Salutation） 5. 正文（The body of the letter） 6. 结束语（Complimentary Close） 7. 签名（Signature）,有些信函还会含有以下六个部分的某几个部分或全部： 1. 参考号（Reference Number） 2. 事由标题（Subject line） 3. 经办人代号（Reference Notation） 4. 附件（Enclosure） 5. 抄送（Carbon Copy） 6. 附言（Pos
11、tscript）,按一封包括以上十三个部分的信函，顺序是： 1) 信头（letterhead） 信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话 号码、E-mail和传真构成。信头通常位于信纸的最上 端。,2) 参考号（Reference Number） 信函参考号是为了便于往来书信的存档和查阅，一般采用Your Ref.(你方编号)或Our Ref.(我方编号)。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置，打印上如下字样： Your Ref.: Our Ref.:,3) 日期（Date） 日期是商务信函中至关重要的一部分。日期决定着一 个合同是否生效，订单是否执行，账单是否已付款等等。
12、因此，商务信函中决不能遗漏或写错日期。日期顶边写在信纸的左边或右边。书写日期时，应注意以下几点： （1）年份必须全部写出。 （2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。 （3）日期可以用序数词或基数词。 （4）年份前要加逗号。 （5）日期切忌全部用数字表示，如5/6/2011,这样容易让人产生误 解。,4）信内地址（Inside address） 信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地 址以及城市、邮政编码和国家名称。收信人的姓名和地 址应和信封上的内容相同。信内地址放在日期下方靠 左。书写顺序是由小单位到大单位。最好每项内容单独 成行，如： Mr. Francis Lawrence
13、Vice President Swinton Co. 88 Unico Avenue Toronto, ST 9878 Canada,5）称呼（Salutation） 称呼写在信内地址下面空两行处。 常见的正式称呼有：Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Brown, Dear Ms. White。Ms.用于不知是否已 结婚的女子姓名之前。如果称呼多个男性，则在姓名前 用Mr.的复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式。,6）事由标题（Subject line） 事由是让对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有 一个了解，也便于登记归档和查阅。
14、例如： Subject: Mens shirts Re: Sales Confirmation No. 1234 Your Order No.: JT-8888 事由写在称呼下面、信的中间位置。事由下面可以划 线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。其中，Re 意为“关于、有关”，在这里作“事由”解。,7）正文（The body of the letter） 信函正文是商务信函中最重要的部分。商务信函的目的 是传递信息。在书写时，要遵循“7C”原则，即：清楚 (clarity)、简洁(conciseness)、正确(correctness)、具体 (concreteness)、礼貌(court
15、esy)、体谅(consideration) 和完整(completeness)。 正文内容一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主 题，第二段是详细讨论，第三段以总结或建议来结束全 文。当然也可以酌情增减。最好是一段表达一个意思。 需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上 to be continued。续页应采用不带信头的信纸，并注明 收信人名称、页数和日期。 如：Mr. John Smith, Page 2, June 10 2011,8）结束语（Complimentary Close） 信尾结束语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似 中文信函中的“此致，敬礼”等。 常用的有：
16、 Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Best regards； 更亲切一点的有：Cordially，Cordially yours； 再正式一些的有：Yours truly，Respectfully yours, Yours faithfully。 注意：只有第一个字母大写。一般打印在正文下面空一 行处。,9）签名（Signature） 签名在信尾结束语下空两至三行的位置。签名可采用不 同的写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、 写信人的打印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写 公司名称。例如： Yours truly, General Trading Co. (Signature) John S
