人力资源管理——职务管理

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1、章职务管理,1职务分析 2职务说明书 3职务评价 4职位分类,1 职务分析,一、职务分析的基本概念 二、职务分析的步骤 三、职务分析的方法,例 某公司秘书职务说明书,职位名称：秘书工作（2） 职位代码：217 所属部门全称： 位置全称： 向谁汇报： 得 分： 级 别： 有效日期：,工作概要 为经理同时常常也为其他重要职能人员完成事务性和行政性职责。 工作性质 完成大量的办公室工作，主要内容如下： a能独立、熟练地对笔记、录音和手写信件、报告、底稿、 图表等资料进行录入。 b接听电话，得体地接待来访客人，并高效率地处理来函 来件。 c起草常规信函、处理查询，并把非常规查询和信函转交 有关人员。

2、d建立并保存部门的文件和记录。,e负责安排约见和会议、筛选所接电话，并为上级处理私人 及机密事务。 f集中、组织、加工、评价资料和报告，对完成这些工作所 需的办公设备进行操作。 g根据指示来履行管理职责和特殊任务，例如收集并编辑出 关于公司、分部或部门实际中和工作程序上的参考资料。 独立开展工作，在办公程序上无需接受更多的管理和指导； 将管理者从琐碎的、不重要的管理事务中解脱出来；对本部门内 其他人可给予适当的工作指导。 资格条件 高中学历或同等学历，并要求3年相关工作经验，其中包括1 年公司工作经历，字处理速度为每分钟不低于60单词。精通英语 语法、标点、拼写和词的用法。必须能预见问题，具备

3、良好的判 断力，能灵活处理机密事务、筛选电话和来访者，恰当安排上司 的工作时间。必须通晓组织中的政策、工作程序和人事关系，以 减轻上司在具体管理事务上的负担。根据具体工作的特点可能要 求具体基本的绘图能力及对某些文字处理软件的了解。,例 某公司秘书职务说明书（续）,东南大学远程教育,人力资源管理,第 20 讲,主讲教师： 孙 虹,一、职务分析的基本概念,1定义 职务分析又称为“工作分析”（Job Analysis），是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作作出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员

4、的过程。 工作分析的成果是形成职务说明书。,2职务分析的作用 职务分析是人力资源管理的基础性工作，人力资源管理的每一项工作，几乎都需要用到职务分析的结果。,工作分析,任务,工作规范,员工和劳动关系,绩 效 评 价,报酬和福利,安全与健康,人力资源研究,均 等 就 业,人力资源开发,选 择,招 聘,人力资源计划,责任,职责,知识,技能,能力,工作描述,3职务分析专业术语,1、工作要素。工作中不能再继续分解的最小工作动作。 2、任务。为了达到某种目的所从事的一系列活动。 3、职责。个体在工作中需要完成的大部分工作。 4、职位。在一定时期内，组织要求个体完成的一项或多项责任。职位与个体一一匹配，又称

5、为岗位。职位的数量称为编制。 5、职务。一组重要责任相似的职位。根据组织大小和工作性质，一种职务可以有多个职位。有时与职位混用。 6、职业。在不同组织、不同时间从事相似活动的一系列工作的总称。有时与行业混用。,4职务分析需收集的信息,工作的输出特征：即一项工作的最终结果表现形式，这是界 定工作任务和工作责任的基础，也是确定 工作绩效标准的必要前提。 工作的输入特征：指为了获得上述结果应当输入什么内容， 包括物质、信息、规范、条件及人的体力、 智力等，这是界定工作来源、工作条件和 任职资格的基础。 工作的转换特征：一项工作是如何从输入转换为输出的，即转 化的程序、技术、方法和在转换过程中人的 行

6、为、活动，这是界定工作方式的基础。 工作的关联特征：企业的工作流程和组织结构是什么， 每个职务在组织中的位置是什么，职责 职权是什么等，这是界定工作关系的基础。 5职务分析的成果：职务说明书,职务分析中需收集的资料类型一览 1工作活动 a. 工作活动和过程 b. 活动记录（例如以胶片形式） c所采用的程序 d个人责任 2定位于工人活动 a人的行为，如有关工作的身体动作和沟通 b. 针对方法分析的基本动作 c. 对身体的工作要求，如体力耗费 3所采用的机器、工具、设备和辅助工作 4与工作相关的有形和无形内容 a. 所涉及或应用的知识 b加工的原材料 c制造的产品和提供的服务 5工作业绩 a错误分

7、析 b工作标准 c工作计量，如完成任务的时间 6. 工作环境 a工作日程表 b财务和非财务奖励 c工作条件 d组织和社会的环境 7工作对个人的要求 a个人因素，如个性和个人兴趣爱好 b所需要的学历和培训程度 c工作经验,二、职务分析的步骤,1明确目的 注意：职务分析的目的决定了需要收集信息的类别及 分析方法 2确定参与人员 人力资源专家、工作的实际承担者及对工作熟悉的其 他人（例如直接主管等）。 3选择分析样本 为节约成本，提高效率，不必对每个职务都进行分析， 而应选择有代表性的职务进行分析。 4收集信息 除前面提到的有关职务特征信息，还应了解企业组织结构图和业务流程。 5编写职务说明书,东南

8、大学远程教育,人力资源管理,第 21 讲,主讲教师： 孙 虹,三、职务分析的方法,定性方法：观察法 访谈法 工作日记法 问卷法 关键事件记录法 定量方法：职务分析问卷法（PAQ法） 职能工作分析法（FJA法） ,1、观察法： 适用于标准化、任务周期较短、以体力活动为主的工作。 例： 工作分析观察提纲（部分）,2、访谈法：,适用于任务周期较长，工作行为不易直接观察的工作，富有成效的访谈应以一张结构合理，可以加以核准、对比的问卷来进行。,访谈法的典型提问方式： 你所做的是一种什么样的工作？ 你所做工作的主要职责工作是什么？你又是如何做的呢？ 你的工作环境与别人的有什么不同呢？ 做这项工作所需具备的

9、教育程度、工作经历、技能是怎样的？它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证？ 你都参与些什么活动？ 这种工作的职责和任务是什么？ 你所从事的工作的基本职责是什么？说明你工作绩效的标准哪些？ 你真正在参与的活动都包括哪些？ 你的责任是什么？你的工作环境和工作条件是怎样的？ 工作对身体的要求是怎样的？工作对情绪和脑力的要求又是怎样的？ ,3、工作日记法 例 ：5月29日 工作开始时间8:30 工作结束时间17:30,4、问卷法：,问卷调查要求在岗人员和管理人员分别对各种工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次作出描述或打分评级，然后对结果进行统计与分析。问卷可以分成工作定向问卷和人员定向问卷

10、。前者强调工作本身的条件和结果；后者则集中于了解员工的工作行为。,例：员工调查问卷 日期 公司名称 职位与职称 所属部门 所属科室 主管 总公司 分公司或地区办事处 1说明工作的主要责任与任务 2其他较不重要的责任与任务 3工作所需要的工具与仪器 大量使用 频繁使用 适度使用 偶尔使用 极少/不使用 A B C D 4工作所需的教育程度 高中以下 高中 大专 本科 硕士 博士,员工调查问卷（续上表） 5此工作需要的相关工作经验 不用经验 3个月以下 3个月到1年 1年到3年 3年到5年 5年以上 6此工作之监督程序 经常性地监督。除去不重要之差异，其余一并交由主管处理。 每日几次即可，包括呈报

11、，接受意见及指派工作。按照一定的 方式与程序进行。例外事项尤应注意。 偶尔。由于多数工作者皆重复且相互牵连，因此只以制定规则 与标准指引进行管理即可。对于不寻常的问题亦要注意，并时 而提供建议与采取行动。 有限监督。工作一经指派后全权负责，虽有若干工作方法可供 采用，不过不妨有自己的一套。 确定了目标即可。评估工作，可用任何方式。主要着重在整体 成效。经常发展一些可获得预期成果的方法。 少量或没有直接监督。工作方法之选择，发展与协调只要在一 般政策之范围内皆可任意行之。,员工调查问卷（续上表） 7你所作之任何独立的决策的范畴与性质如何？ 你认可的事项在生效前是否经常要复核？如果要，由谁复核？

12、你拒绝的事项在生效前是否经常要复核？如果要，由谁复核？ 8该工作的任职者在下列事项上具有权力 完全可以决策 需与他人协商决定 建议 只允许被告知 不允许被告知 指导 派工 核工 规划别人的工作 制定工作标准 协调业务 解决员工问题 面试 ,东南大学远程教育,人力资源管理,第 22 讲,主讲教师： 孙 虹,5关键事件记录法,关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件记录法要求管理人员、员工或熟悉工作的其他员工，记录工作行为中的关键事件。 关键事件记录包括以下几个方面： 导致事件发生的原因和背景； 员工特别有效或多余的行为； 关键行为的后果； 员工自己能否支配或控制上述后果。,例：有关

13、销售的关键事件记录，,对用户、定货和市场信息善于探索、追求； 善于提前作出工作计划； 善于与销售部门的管理人员交流信息； 对用户和上级都忠诚老实，讲信用； 能够说到做到； 坚持为用户服务，了解和满足用户的要求； 向用户宣传企业的其他产品； 不断掌握新的销售技术和方法； 在新的销售途径方面有创新精神； 保护公司的形象； 结清帐目； 工作态度积极主动。 在此基础上，可以设计销售人员选拔方案、销售工作 考评表、销售人员的薪资标准和销售人员的培训方案等。,6、职位分析问卷法 ( Position Analysis Questionnaire，PAQ),这是一种以人为中心的工作分析方法。是人员行为定向问卷方法。该方法共有187项工作元素，7个与薪资有关的问题。