excel在财务中的应用教学课件作者于清敏第1章

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1、第一章 认识Excel电子表格,2,4,第一节 认识Excel的工作界面,第二节 认识Excel的单元格,第三节 认识Excel的工作表和工作簿,第四节 Excel工作表的美化与打印,返回,问题情景描述,5,项目小节,问题情景描述,【问题情景描述】 小王是刚毕业的大学生，通过面试进入到一家企业从事财务会计工作。上班的第一天，财务主管交给她一项工作，将本月的手写利润表用Excel电子表格录入到计算机，然后设置该表格的格式，最后通过设置打印区域、页面设置等操作将该利润表打印在一张纸上，其打印结果如图1-1所示。 【问题分析】 为了完成财务主管交代的工作，对Excel电子表格一无所知的小王必须学习并

2、完成这四项任务才能完成工作，即，任务1;认识Excel的工作界面;任务2;认识Excel的单元格;任务3;认识Excel的工作表和工作簿;任务4 ; Excel工作表的美化与打印。,返回,下一页,问题情景描述,【学习目标】 1.熟悉Excel工作界面，理解Excel中单元格、工作表、工作簿等基本概念; 2.会对Excel的单元格、工作表、工作簿进行基本的操作; 3.会美化Excel工作表并设置打印页面格式并打印。,返回,上一页,第一节 认识Excel的工作界面,1.1.1 任务目的及要求 通过本次任务让读者能够掌握Excel电子表格的启用方法，Excel工作界面中各组成部分的名称。 由6人组成

3、一个小组，共同学习操练Excel电子表格的启用方法，共同探讨研究Excel电子表格工作界面的组成部分以及各项菜单栏以及工具按钮的用法。,下一页,返回,第一节 认识Excel的工作界面,1. 1. 2 背景知识 1. Excel电子表格的启动 Excel的启动方法主要有下列两种: (1)用开始菜单启动:执行开始程序Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2003命令; (2)用快捷方式启动:如果经常使用Excel，可以在桌面上创建一个快捷方式，在启动Window*后，桌面上就会有一个Excel的图标，双击该图标，就可以启动Excel。,上一页,下一页,返回,

4、第一节 认识Excel的工作界面,2. Excel电子表格的工作界面 当启用Excel电子表格后，Excel电子表格的工作界面即呈现在我们的面前，该界面由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏、工作表编辑区、任务窗格、状态栏组成，如图1-2所示。 标题栏:如图1-3所示，在标题栏最上端是Excel 2003窗口的控制菜单图标。 其中，右上角 表示Excel窗口最小化; 表示窗口最大化; 表示关闭窗口。 菜单栏:菜单栏中包括9个菜单，如图1-4所示，它是Excel的核心部分，所有的排版和编辑等操作命令都可以在这些菜单中找到。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel的工作界面,常用工

5、具栏:菜单栏的下方是常用工具栏，如图1-5所示，在Excel中，将一些常用的命令以按钮的形式置于工具栏中，单击某个按钮可以执行该命令。当把光标置于工具栏上的某按钮上时，光标下方可以显示该按钮的名称。 格式工具栏:该工具栏位于常用工具栏的下方，如图1-6所示，与常用工具栏相似，操作方法基本相同。 编辑栏:编辑栏用于显示当前活动单元格中的数据或公式，是Excel特有的工具栏，如图1-7所示。其左侧显示单元格的名称，右侧显示单元格的数据或公式。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel的工作界面,工作表编辑区:工作表编辑区是用来记录数据的区域，占据着最大的窗口面积，如图1-8所示，所有信息都将存

6、在于这张表格中，编辑区上端横向是单元格的列标，左端是行号，最右端是垂直滚动条，单击向上和向下按钮，或拖动其中的滚动条可以实现在编辑区的上下移动。 状态栏:状态栏用于显示当前的操作状态，如有关命令、工具栏、按钮、正在进行的操作或光标所在的位置等信息，如图1-9所示。,上一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,1. 2. 1 任务目的及要求 通过本次任务让读者能够理解Excel单元格的定义，会选取工作范围，会在单元格中输入各种文本、公式和符号，会使用Excel的数据填充功能。 由36人组成一个小组，共同学习操练选取工作范围、输入各种指定的文本、公式和符号并练习Excel数据的各种填充功能。,下

7、一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,1.2.2 背景知识 1.认识Excel的单元格 启动Excel工作簿，将光标置于工作表编辑区，光标所在的位置即为单元格。如图1-10所示。 单元格是工作簿的基本对象的核心，也是组成Excel工作簿的最小单位。图1-10中的白色方格就是单元格。单元格可以记录字符或者数据。在Excel的操作中，一个单元格内记录信息的长短并不重要，关键是以单元格作为整体进行操作。实际上，单元格的长度、宽度及单元格内字符串的类型是可以根据需要进行改变的。 单元格可以通过位置标识，每一个单元格均有对应的列号(列标)和行号(行标)。一般来说，如图1-10所示，A1 , B2

8、, C3等就是相应单元格的,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,位置。在确认工作表中某一个单元格时只要向上找到该单元格的列号字母，向左找到该单元格所在的行号数字，将它们结合在一起就可以作为该单元格的标识。 2.选取工作范围 在Excel中的范围是指一组选定的单元格，它们可以是连续的，也可以是离散的，如图1-11所示。如果选定一个范围后再进行操作，则这些操作将作用于该范围内的所有单元格。例如，可以对一个范围内的单元格同时设置大小、边框和注释。当然，范围由用户选定，它可以是一个单元格，也可以是许多单元格，甚至是整个工作表和整个工作簿。,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel

9、的单元格,工作范围是一个单元格的操作很简单，只要单击该单元格就可以选中这个工作范围。但是，工作范围一般都是选中若干个单元格，这又可分为如下几种情况。 (1)如果要选中工作表中的一片连续区域，可以在要选区域一角的单元格上单击并按住鼠标左键，然后拖动鼠标，这时屏幕上会出现一片暗色区域，当这片区域刚好覆盖要选中的区域时，释放鼠标左键，此区域就被选中为工作范围。 (2)如果要选择几片不相连的区域或单元格，可以按住 Ctrl键，再选择单个或多个单元格即可选定所需的工作范围。 (3)如果要选中一行或一列，可以单击列号区的字母或者行号区的数字，则该列或者该行就被选中为工作范围。,上一页,下一页,返回,第二节

10、 认识Excel的单元格,3.数据的输入 (1)输入文本。 打开一张新工作表，启动所需的输入法并选中目标单元格后，即可开始输入数据。在向单元格中输入数据时，需要掌握以下三种基本输入方法。 单击目标单元格，然后直接输入。 双击目标单元格，单元格中会出现插入光标，将光标移至所需的位置后，即可输入数据(这种方法多用于修改单元格中的数据)。 单击目标单元格，再单击编辑栏，然后在编辑栏中编辑或修改数据。,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,文本包括汉字、英文字母、特殊符号、数字、空格以及其他能够从键盘输入的符号。在Excel中，一个单元格最多可容纳犯,767个字符，编辑栏可以显示全部的

11、字符，而单元格内最多只可以显示1 , 024个字符。 在向单元格中输入文本时，如果相邻单元格中没有数据，那么Excel允许长文本覆盖其右边相邻的单元格中;如果相邻单元格中有数据，则当前单元格只显示该文本的开头部分。要想查看并编辑单元格中的所有内容，可以单击该单元格，此时编辑栏会将该单元格的内容显示出来，如图1-12所示。,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,(2)输入数字。 数字也是一种文本，和输入其他文本一样，在工作表中输入数字也很简单。要在一个单元格中输入一个数字，首先用鼠标或键盘选定该单元格，然后输入数字，最后按Enter键。 在Excel中，可作为数字使用的字符包括:

12、0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,-、( )、.、e、E、，、/、$、￥、%。 在单元格中输入数字时，有一点与其他文本不同，即单元格中的数字和其他文本的对齐方式不同。在默认情况下，单元格中文本的对齐方式为左对齐，而数字却是右对齐。如果要改变对齐方式，可在单元格格式对话框中进行设置。,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,在向单元格中输入某些数字时，其格式不同，输入方法也不同。下面着重介绍分数和负数的输入方法。 输入分数。在工作表中，分式常以斜杠“/”来分界分子和分母，其格式为“分子/分母”，但日期的输入方法也是以斜杠来分隔年月日，如“2006年2月27日

13、”可以表示为“2006/2/27“，这就有可能造成在输入分数时系统将分数当成日期的错误。 为了避免发生这种情况，Excel规定:在输入分数时，须在分数前输入0作区别，并且0和分子之间用空格隔开。例如，要输入分数“1/4” ,需输入分数“0 1/4”。如果没有输入0和一个空格，Excel会将该数据作为日期处理，认为输入的内容是“1月4日”。,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,输入负数。在输入负数时，可以在负数前输入减号“”作为标识，也可以将数字置于括号“( )”中，例如，在选定的单元格中输入“(1)”，再按Enter键，即显示为 “1” 。 (3)输入日期和时间。 日期和时间

14、实际上也是一种数字，只不过有其特定的格式。Excel能够识别大多数用普通表示方法输入的日期和时间格式。在输入Excel可以识别的日期或时间数据之后，该日期或时间在单元格中的格式将变为Excel某种内置的日期或时间格式。 用户可以使用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或“-”来分隔日期的年、月、和日。传统的日期表示方法是以两位数来表示年份的，如,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,“2003年6月28日”，可以表示为“03/6/28”或“03-6-28”。当在单元格中输入“03/6/28，或“03-6-28”并按Enter键后，Excel会自动将其转换为默认的日期格式，并

15、将两位数表示的年份更改为4位数的表示年份。 在默认情况下，当用户输入以两位数字表示的年份时，会出现以下两种情况: 当输入的年份为0029之间的两位数年份时，Excel将解释为2000-2029年。例如，如果输入日期“28/2/27”，则Excel将认为日期为“2028年2月27日”。 当输入的年份为3099之间的两位数年份时，Excel将解释为1930-1999年。例如，如果输入日期“30/2/27”，则Excel将认为日期为“1930年2月27日”。,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,在单元格中输入时间的方式有两种:即按12小时制或按24小时制输入。二者的输入方法不同。如

16、果按12小时制输入时间，要在时间数字后加一空格，然后输入a (AM)或p(PM)，字母a表示上午，p表示下午。例如，下午4时30分20秒的输入格式为“4:30:20p“。而如果按24小时制输入时间，则只需输入“16:30:20”即可。如果用户只输入时间数字，而不输入a或p，则Excel将默认为上午的时间。 (4)输入公式。 公式指的是一个等式。利用它可以从已有的值计算出一个新值。公式中可以包含数值、算术运算符、单元格引用和内置等式等。,上一页,下一页,返回,第二节 认识Excel的单元格,Excel最强大的功能之一是计算。用户可以在单元格中输入公式，以便对工作表中的数据进行计算。只要输入正确的计算公式，经过简单的操作步骤后，计算的结果将显示在相应的单元格中。如果工作表内的数据有变动，系统会自动将变动后的答案计算出来。 在Excel中，所有的公式都以等号开始。等号标志着数学计算的开始，它也告诉Excel将其后的等式作为一个公式来存储。公式中可以包含工作表中的单元格引用。这样，单元格中的内容即