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1、项目七 在会计账簿中的应用,2,任务一 日记账,任务二 明细分类账及总分类账的生成,任务三 会计数据保护措施,返回,任务一 日记账,一、日记账概述 会计中的日记账包括两栏式和多栏式， 其中最常用的就是两栏式日记账， 也称会计分录簿。另外， 对于特种日记账（现金日记账和银行日记账） 和普通日记账来说， 两者虽记录内容不同， 但格式基本类似， 在此不再分开讨论。 日记账最普遍的格式设有借方和贷方两个金额栏。它是我们后续生产总账、分类账， 甚至会计报表的重要记账凭证， 所以日记账的正确填制具有重要的意义。 二、创建日记账表 （一） 背景资料 期初总账账户余额 公司 年 月期初总账账户余额如表 所示。
2、,下一页,返回,任务一 日记账,三、登记日记账 （一） 日记账的输入 （） 先对本月发生的业务做会计分录。 （） 根据模板提供的要求输入相关业务。 （） 输入完成的日记账如图 所示。 （二） 数据筛选 在会计核算过程中， 经常会遇到数据筛选的情况。筛选指的是从数据中找出符合给定条件的数据， 将符合条件的数据显示在工作表中， 将不符合条件的数据隐藏起来。,上一页,下一页,返回,任务一 日记账,进行筛选的具体操作步骤如下： （） 打开“项目六 ” 工作簿的“日记账” 工作表。 （） 单击“日记账” 工作表表头中任意一个单元格。 （） 选择“开始” “排序和筛选” “筛选” 命令， 如图 所示。 （
3、） “日记账” 工作表变成如图 所示， 每一个字段上增加一个“筛选”按钮。 （） 单击“总账科目” 的“筛选” 按钮， 并选择“银行存款” 选项， 如图 所示。 （） 单击“确定” 后， 此时工作表仅列出“银行存款” 的业务， 而其他的业务被隐藏起来， 如图 所示。,上一页,下一页,返回,任务一 日记账,（） 再单击“科目名称” 的“筛选” 按钮， 并选择“全部” 选项， 即显示全部的业务数据。 （三） 设置借贷不平衡自动提示 一个会计凭证的借方与贷方必然相等， 但是在填写过程中可能由于各种原因输入出错， 因此在会计凭证表上本月所有日记账做完后， 需要检查总的借方和贷方金额是否相等。具体步骤如
4、下： 选中 单元格， 居中， 字体设置为 号， 加粗， 颜色为蓝色， 输入“借贷是否平衡”， 在 单元格中输入“ （ （： ） （： ）， 平衡， 不平衡）”， 如图 所示。,上一页,下一页,返回,任务一 日记账,四、日记账的审核与过账 上述输入日记账的过程即登记电子账簿的过程， 我们可以通过给单元格填充颜色的方法来表示凭证是否审核或是否记账， 颜色可根据个人爱好自由选择。例如， 无填充颜色表示凭证为审核， 蓝色填充色表示已经审核， 黄色填充色表示已经记账。,上一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成,一、相关知识的应用 企业发生的经济业务最终要分类整理并计入分类账的有关账户中， 这样企
5、业的经济活动和财务状况就可以通过分类账簿分门别类地反映出来。明细分类账是分类账簿中的一种， 主要反映各个明细科目的具体发生额。明细分类账的登记以账户名称即会计科目为前提， 然后按交易发生的日期为顺序进行登记。 明细分类账的格式通常有三种， 即三栏式明细分类账、数量金额式明细分类账和多栏式（或分析式） 明细分类账。其中比较常用的就是三栏式明细分类账，即通常只设有借方、贷方和余额三栏， 不设数量栏。其格式如表 所示。,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成,二、明细分类账的生成 明细分类账的基本格式设置 通过观察， 我们发现明细分类账的基本格式和日记账极为类似， 所以可以在前面日记账的基
6、础上创建明细分类账。操作步骤如下： （） 将鼠标指向工作表标签中的“日记账” 并单击鼠标右键， 在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”。 （） 在弹出的“移到或复制工作表” 对话框中选择“日记账” 选项， 并选中下面的“建立副本” 复选框， 如图 所示。 （） 单击“确定” 按钮， 这时系统自动复制“日记账” 工作表， 并建立一个名为“日记账（）” 的新工作表， 如图 所示。,上一页,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成,（） 双击“日记账（）” 标签， 将其命名为“明细分类账”。 （） 根据前面讲的 基本操作对日记账格式稍作修改， 即可得到明细分类账， 并拖到日记账的右边，
7、如图 所示。 登记明细分类账 明细分类账设置完成后， 就可以进行日常业务的登账处理。具体操作和日记账的登记过程相同， 不再赘述。登账后的效果如图 所示。 三、总分类账的生成 由于总分类账与日记账和明细分类账的基本格式和主要内容基本一致， 因此既可以按照前面讲的建立明细分类账的方法进行， 也可以使用 中的数据透视表功能在已经建立的日记账基础上形成总分类账。在此， 我们仅以第二种方法为例介绍建立总分类账的步骤。,上一页,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成, 定义单元格区域名称 按照前面讲述的定义“会计科目” 的步骤定义“日记账” 范围名称， 如图 所示。 利用数据透视表建立总分类账
8、下面我们就以日记账的数据为基础介绍如何利用数据透视表建立总分类账，其实际处理方法就是讲日记账的数据按科目汇总。 （） 打开“项目三” 中的“日记账” 工作表。 （） 单击“插入” “数据透视表” 的按钮， 单击“数据透视表” 命令，如图 所示。 （） 在“创建数据透视表” 中选择“选择一个表或区域” 单选按钮， 在“表 区域” 中， 单击“公式” “定义的名称” “用于公式” 的“日记账”，如图 所示。,上一页,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成,（） 单击“创建数据透视表” 中的“新建工作表” 选项， 单击“确定” 按钮， 如图 所示。 （） 在“数据透视表字段列表” 中， 将
9、“年” 按钮拖动到“报表筛选” 区域； 将“科目编号”、“月”、“日” 按钮拖动到“行标签” 区域， 如图 所示。 （） 将“借方金额” 和“贷方金额” 按钮拖动到“数值” 区域， 如图 所示。 （） 单击“计数项： 借方金额” 的按钮， 弹出菜单选择“值字段设置” 选项， 如图 所示。 （） 单击“计数项： 借方金额” 的按钮， 弹出菜单选择“值字段设置” 选项， 如图 所示。,上一页,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成,（） 单击“数字格式” 按钮， 弹出“设置单元格格式” 对话框。在“分类” 中选择“会计专用” 选项， 将“小数位数” 设置为“”， 将“货币符号”设置为“无
10、”， 如图 所示。 （） 单击“确定” 按钮， 即“借方金额” 为“求和项”， 如图 所示。 （） 使用同样的方法更改“贷方金额” 计算方式。至此， 基本效果图就基本建立起来了， 如图 所示。 修改总分类账版面 总分类账建立后， 基本界面和通常的总分类账格式不太一致。我们可以对总分类账进行修改， 使之与通常的总分类账格式相同。 （） 利用前面讲过的方法， 将总分类账所在的数据表重命名为“ 总分类账”。,上一页,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成,（） 选中第一行， 单击“插入” “行” 命令， 在最上面插入两行， 如图 所示。 （） 选中： 单元格区域， 单击“合并及居中” 按钮
11、， 输入“ 公司”， 设置合适的字体及字号， 并加粗。 （） 选中： 单元格区域， 单击“合并及居中” 按钮， 输入“总分类账”， 设置合适的字体及字号， 并加粗， 如图 所示。 （） 选择“科目编号” 中的任一单元格并单击鼠标右键， 在弹出的快捷菜单中单击“ 字段设置” 命令， 弹出“ 字段设置” 对话框， 如图 所示。 （） 选中“分类汇总和筛选” 选项卡的“分类汇总” 中的“无” 选项， 如图 所示。,上一页,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类账的生成,（） 选中第、第、第 等行并单击鼠标右键， 在弹出的快捷菜单中单击“隐藏” 命令， 如图 所示。 （） 总分类账修改后的“月”、“
12、日” 等项下显示空白， 这时可以到日记账中将日期补充完整， 即将每个会计科目对应的日期都录入完整就可以显示相应的业务日期。修改后的总分类账如图 所示。 自动更新总分类账 企业的业务每天都在发生， 利用数据透视表建立的总分类账也要记录每天业务发生的金额。在 中， 保证根据日记账建立的总分类账等数据在透视表中进行数据更新的方法一般有两种： 一是在选定建立数据透视表的源数据区域时，尽可能地选择较大的区域； 二是数据透视表中的数据能够随着数据源的更新而自动更新。对于会计业务或者总分类账来说， 后一种方法是切实可行的。下面我们就来具体介绍这种方法的使用。,上一页,下一页,返回,任务二 明细分类账及总分类
13、账的生成,（） 更新源数据。 在“日记账” 工作表中新增一笔业务， 如图 所示。 （） 更新总分类账。 单击“总分类账” 工作表， 指向“数据透视表” 并单击鼠标右键， 在弹出的快捷菜单中单击“刷新” 命令， 如图 所示。 刷新之后， 总分类账的数据就实现了自动更新， 如图 所示。 （） 总分类账的自动更新。 每次新业务发生时， 只需登记日记账， 然后到总分类账中选择“刷新” 命令就可以实现总分类账的自动更新， 由此建立的数据透视表就具备了自动更新的功能。,上一页,返回,任务三 会计数据保护措施,一、对单元格的保护和撤销保护 在默认的情况下， 所有单元格都有锁定属性， 一旦将 工作表保护起来，
14、 则不能在这些单元格里输入任何数据， 为此， 我们得取消部分单元格的锁定属性。 （） 右键单击工作表的行、列交界处， 这一操作将产生两个结果： 选中所有单元格和弹出快捷菜单， 然后单击“设置单元格格式” 选项， 如图 所示。 （） 在弹出的对话框中单击“保护” 选项卡以切换到该标签页， 勾选“锁定” 和“隐藏” 复选框， 如图 所示。 （） 单击“确定” 按钮， 退出设置状态并返回 编辑界面。,下一页,返回,任务三 会计数据保护措施,（） 当需要取消单元格保护时， 在“自定义序列图” 中取消“锁定” 和“隐藏” 复选框即可。 二、对工作表的保护与撤销保护 保护了单元格之后， 单元格的内容还是能
15、被其他人更改的， 必须同时对工作表进行保护。对工作表的保护是对工作簿中的一个工作表加以保护。被保护的工作表处于只读状态， 不能被修改。对工作表进行保护的步骤如下： （） 单击“审阅” “更改” 命令， 再单击“保护工作表”， 然后两次输入密码（两次的密码必须相同）， 最后单击“确定” 按钮即可。这样工作表就被保护起来了， 界面如图 所示。,上一页,下一页,返回,任务三 会计数据保护措施,（） 如果 工作表已保护起来， “保护工作表” 按钮将自动变为“取消工作表保护” 按钮， 我们可以单击该按钮， 再输入前面的密码即可取消保护工作表， 如图 所示。 三、对工作簿进行保护与撤销保护 对工作簿的保护就是打开或修改这个工作簿时， 系统要求输入密码， 如果密码输入不正确， 将不能打开或修改此工作簿。对工作簿进行保护的操作方法有以下两种， 下面分别介绍。 第一种操作方法的步骤如下： （） 单击“审阅” “更改” 命令， 再单击“保护工作簿”， 弹出快捷菜单， 选择“
