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1、泸西分公司办公室提高办公纸质利用率实施方案一、课题背景近年来，随着分公司各项业务的要求，日常中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来越高，加之部分操作失误也造成了办公纸质的浪费，办公纸质利用率偏低，为坚决贯彻行业“精益管理再上新水平”的发展理念，不断促进分公司提质增效，泸西分公司根据云南省烟草公司红河州公司2016 年精益信息化管理暨系统管理员专业技能提升培训的通知，特制定此方案。二、QC 小组概况小组名称 泸西分公司提“纸”增效 QC 小组课题名称 提高办公纸质利用率活动时间 2016 年 5 月份-12 月份 小组人数 8 人序号 姓名 学历 岗位 组内分工1 张春伟 本科 主任 组长2
2、 罗云华 本科 副主任 副组长3 王燕萍 大专 文秘 收集整理4 张小兵 本科 基建管理员 收集整理5 徐茜 本科 企业管理员 落实实施6 赵晓明 大专 系统管理员 技术指导、落实实施7 周勇 大专 内勤员 收集整理8 姚建明 中专 车管员 收集整理三、现状调查2016 年 5 月份办公室纸量进行抽样统计。打印情况 A3（张） A4（张） 总数（张） 分类（张）单面打印 9 15 24双面打印 11 17 28排版错误 5 16 21错别字 8 14 22人为因素（95 ）保养不及时 4 8 12卡纸 5 11 16机器因素（28 ）人 为 因 素, 77%机 器 因 素, 23%张 数检查结
3、果：人为因素占了绝大部分，可以通过加强管理来提高办公纸质利用率。四、原因分析1人为因素：人员责任心不强，复印前没有仔细的检查及校正；纸张管理制度不完善，正反面不能同时使用，操作机器不熟练。机器因素：复印机、打印机经常出现卡纸，机器故障，设备不完善，保养不及时。五、要因确认序号确认因素 确认方法 确认情况 结论1 正反面不能同时使用 资料审查 环保意识不清晰 要因2 操作机器不熟练 现场验证操作者的熟练度不同 非要因3 人员责任心不强 分析讨论 员工积极性不高 非要因4 材料筛选 资料审查 材料质量不统一 非要因5设备不完善，保养不及时分析讨论 无专人负责保养 要因6 气候潮湿 现场勘查没有专用
4、库房，纸张受潮 要因7 文件校正率不高 分析讨论错误多，易反复修改 要因六、课题目标办公用纸数量同比去年减少。七、主要改善内容及措施（一）人为因素控制措施1单面纸张作废后乱丢乱放。单面纸张作废可做便签、备忘录等，又装订成册作为草稿。2双面打印不可用的纸张放入碎纸机进行粉碎后就直接倒入垃圾桶和烧毁。双面打印不可用的纸张放入碎纸机进行粉碎后回收。3未对打印的材料进行严格筛选。对部门打印材料进行严格筛选对不必要打印的材料采取电子办公形式，减少打印数量。4内部流通的文件材料通过电子版传阅，减少纸质文件的印制数量。5需传阅的纸质文件，可将其扫描成电子文档，以办公网传递，减少打印纸张的消耗。6加强对文字的
5、小队和审核把关，避免因校对失误造成的纸张浪费。（二）机器因素控制措施1定期保养（每个季度）一次复印机、打印机避免造成卡纸。2使用原装墨粉，提高打印质量，减少因打印质量不好而重复打印。八、实施计划序号 要因 对策 目标 措施 完成地点 完成时间1 文件校正效率低降低文件差错率不反复矫正严把文件校对关办公室2正反面不能同时使用完善纸张管理制度有效地控制纸张的使用加强大家的环保意识办公室 九、预期成效自 2015 年 5 月份开展此课题以来，我们小组对办公室用纸再次做了统计、调查。调查报告表日 期 彩色 黑色 大尺寸彩色 总数5 月 2 日 302 1420 15 17275 月 9 日 209 1302 11 15225 月 16 日 69 1223 6 12985 月 23 日 40 1010 4 10543设备不完善保养不及时注重购置及保护具有双面打印，复印功能的机器保护意识加强定期检修妥善保管办公室4 设备摆放在不通风的地方设置专用库房，避免潮湿纸张平整干燥耐用专用库房保持通风、干燥办公室
