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1、XXXXX污水处理厂药品药剂管理制度第一章 总则为进一步加强药品药剂管理，规范和完善药剂管理和使用机制。建立污水处理厂生产运行中药品药剂的采购、运输、验货、库存、使用等各个环节的操作，特制定本制度。要求各水务分（子）公司、厂根据本制度和结合厂里实际情况建立本厂药品药剂管理体系，可补充、细化相关内容并实施到生产运行中去。第二章 生产药品药剂的计划管理1、药剂计划一般包括：药剂需用量计划、采购计划、配送计划、完成情况跟踪、实际采购量与计划量差异分析和改进等。（1）药剂需用量计划是药剂采购计划的依据。药剂用量计划应由各项目公司每月25日前向水务中心提出药剂供应计划表，水务中心每月28日前审批完后，提
2、交给XX公司调度员，XX公司调度员接到药剂供应计划表后一个工作日内提交给XX公司负责人审批，XX公司按照时间约定供货到各污水厂。详见药剂供应计划表（2）药剂计划的调整在药剂使用过程中，由于变更计划、需增减或更改药剂，由项目公司向水务中心提交药剂供应计划表，经水务中心批准后提交给XX公司调度员。由XX公司及时调整采购计划。（3）药剂采购计划由项目公司根据药剂用量计划结合库存情况制订，经项目公司领导审批并报水务中心审核完毕后，提交给XX公司进行配送。（4）XX公司收到药剂供应计划表后，应向药剂生产商发出供货计划表并及时催促药剂生产商供货，将具体供货信息反馈给项目公司的材料员或收货人员，以便于项目公
3、司了解药剂供应情况。定期对实际采购量与计划采购量进行对比分析总结；2、编制药剂计划的原则和要求（1）各项目公司根据生产任务和进度要求进行编制，由水务中心汇总审批后递送到XX公司。（2）药剂计划必须结合生产计划编制，保证生产建设需要，防止积压浪费。同时应根据生产进度及时调整，组织合理储备，防止停工待料。（3）编制药剂计划时，应按XX公司统一的药剂供应计划表填写，在药剂供应计划表中应明确药剂名称、药剂型号、原来库存量、最迟到货日期、数量，计量单位、送货地点等指标，力求概念清晰，配送方便。第三章 生产药品药剂的供应管理及合同签订1、药剂的供应及调度 药剂供应计划表由项目公司填写，经项目公司领导审批后
4、，报送到水务中心审批。审批完成后由水务中心递交（以传真的形式）给XX公司。XX公司调度员收到水务中心审批后的药剂供应计划表后，一天内进行复核，同时填写药剂采购表报XX公司领导审批。药剂采购表经XX公司领导审批后，立即提交并通知药剂生产商供货。XX公司收到水务中心递交的药剂供应计划表后，按照约定时间供货到现场。并通知项目公司领导和药剂验收人员具体的时间，地点，数量，以方便接收和共同验收。2、XX公司药剂的供应范围包括：集团公司所属项目公司需要的所有药剂。3、供应的药剂原则上必须是进行招标程序中标厂商的产品。4、药剂合同的签订及付款(1)XX公司在每次招标完成后，对部份项目公司直接与药剂厂商签署合
5、同并支付货款的，按照招标文件的规定，在入围的厂商中确定各项目公司的药剂供应商，形成采购合同初稿，并上报集团公司审批，经审批后形成采购合同定稿，再由XX公司交由项目公司与药剂供应商签字盖章，完成后由XX公司分送项目公司与药剂供应商。其余继续由XX公司对药剂厂商签署合同并支付货款的，仍然按照原来的方法管理。（2）对部份项目公司直接与药剂厂商签署合同并支付货款的，药剂款的支付由XX公司经办，付款申请单由XX公司根据项目公司的要求制作，经项目公司库管，财务和负责人审核后，由XX公司报水务中心审批。审批完成后由XX公司送项目公司，项目公司按审批后的金额对外支付。第四章 生产药品药剂的现场管理和验收1、药
6、剂验收人员组成药剂验收人员由XX公司材料员、各项目公司指定的药剂验收人员、各项目公司财务负责人或财务人员组成。XX公司没有设置材料员的项目公司，由集团财务中心指定当地项目公司财务负责人或财务人员负责验收。2、药剂验收应同时做好质量证明文件验收和实物验收，实物验收包括质量验收和数量验收。质量证明文件验收无误后方可进行实物验收，质量证明文件包括：出厂合格证原件以及相关检验检报告；每检验批次/车次，凡质量证明文件不合格或不全的，一般不得进行实物验收。特殊情况先行实物验收的，应及时予以补办质量证明文件验收。3、药剂质量验收应做好外在质量验收和内在质量验收，内在质量验收应按规定通过检测机构取样进行必要的
7、试验检测。检查外形是否符合规格、质量要求，检查表面包装有无破损等异状以及数量偏差等缺陷。外观质量检验，通常采用抽验的方法。抽验的药剂要有代表性，并做好抽验检查记录。4、药剂数量验收应采取有效的验收方法，力求验收误差最小化。（1）按重量结算的药剂复核厂家送货重量外，还要称量到场重量，测定出每批的送货重量与收货重量之间的偏差与国标重量进行比较，作为调整结算的依据。（2）计件药剂的验收，要求做到全部清点件数，应做到交接双方人员当场清点数量并记录。（3）在数量验收中，如发现有数量短少或溢增的药剂，要填写记录并及时通知厂家处理。（4）数量验收过程中，厂家必须提供送货单，如过磅单、等计量原始凭证，附在药剂
8、验收交接单后备查。（5）原则上每批药剂必须抽检。（6）项目公司在收到药剂后，要妥善保管，安全使用，严格按照国家颁布的相关药剂安全技术说明书的要求进行储存、使用、厂内运送、处置等。（药剂的安全技术说明书，项目公司在网上下载自己对应的部分，并在现场张贴、公示）。项目公司（包括XX公司）涉及的部分药剂纳入了国家管控范围，要按照国家规定办理相关运输、储存、使用等资质手续，如属危险化学品药剂，要到当地安监部门办理手续，如属易制毒的化学药剂，还要到当地公安部门办理手续，必须严格遵守国家相关法律法规。5、药剂验收签证（1）采用计重验收的药剂，必须过磅提供过磅单，过磅单必须由药剂厂商送货人员、财务中心派驻的材
9、料员与项目公司指定的药剂验收员共同签认。财务中心没有派驻材料员时，由项目公司指定的药剂验收员签认。 （2）每批到货药剂经核实纸质文件和实物数量无误后，须由药剂厂商送货人员、XX公司派驻的材料员、项目公司药剂验收员签收留存。验收单一式三份，药剂厂商、XX公司、项目公司各存一份。6、药剂入出库药剂验收完毕后，项目公司应该按照规定办理入、出库手续。第五章 生产药品药剂的退货管理1、药剂退货及异议处理（1）药剂质量检查不符合规范或达不到要求时，材料员应通知供货厂商。（2）供货厂商对质量检验有异议时，可派人见证取样检查或送具有相应资质的部门进行检查，并以新的检验结果为准。（3）由于药剂质量问题影响水处理
10、质量或造成安全事故时，应由XX公司按合同约定对药剂供方提出索赔要求。（4）双方对索赔要求协商无效的情况下提出法院仲裁。（5）对药剂出现的质量异议情况及相关处理办法进行会签并备案保存。第六章 生产药品药剂的台账管理1、药剂台账包括计划台账、采购台账、现场到货验收台账、出入库台帐、合格证质保书台账；（1）计划台账要求：药剂计划由项目公司提出，XX公司领导审核同意后保存纸质版，并建立电子档计划台账，当遇到变更后及时调整药剂计划。（2）采购台账要求：纸质版必须经XX公司领导审核确认，然后按照时间顺序装订保存,电子版要求按单位分项建账统计。（3）现场到货台账：现场到货台账要以到货的送货单和项目公司交接表
11、为依据，编制到货台账,做到日清月结。（4）出入库台帐：财务中心派驻的材料员必须做好每日药剂消耗情况，每周必须做好纸质周药剂消耗报表。（5）药剂合格证质保书台账：每一批货都必须统一编号，按照顺序编制合格证质保书台账，要求确认每一批药剂、每一个厂家，做到每个项目公司使用的药剂具有可追溯性。2、要求每一种台账都有原始依据，做到准确无误，原始依据装订整齐，方便查询。第七章 化验室药品药剂采购、出入库制度1、由化验班长提出采购计划，采购员（或者厂里制定人员）负责办理，财务全程参与询价和议价。2、原则上以集中计划办理采购较为有利，使用部门每月底前依据工作计划报下月申购单，明确申购物资的名称、规格、质量执行
12、标准、数量、使用日期等。采购部门核对库存量后，作出集中采购计划，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，精选三家（独家生产的特殊物资或专利产品除外）以上的供应商进行产品的书面比价，经比价分析后向供货商进行议价，确定优质价廉的供货商。询价、议价程序结束后，经各厂分管、主管领导书面同意方可定价，进入采购程序，否则不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 3、凡使用量较大的材料、药剂等，使用部门应事先确定使用量，依需要提出申购计划。需要签订采购合同的，采购合同签订由各厂指定或授权委派专人负责，否则视为无效。4、凡是最低采购量超过申购量的，采购经办人员在议价程序后，应在采购单中注明，生产材料经
13、运营部长签字确认后上报。5、采购人员接到申购部门联络的紧急采购情况，运营部长应立即安排采购人员先行询价、议价，待接到申购单后，优先办理。特殊情况，可电话请示相关领导同意后优先采购，但必须2个工作日内补办相关手续。6、采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，即向厂商订购，并确定交货(到货)日期。7、若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。8、未经厂分管、主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购责任人必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。 9、采购完毕，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库
14、手续，采购员、保管员进行质量验收，验收过程应比较所收物资与采购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收后开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途、签字）。入库单必须通过签字后，随同购货发票或收据才能由分管、主管领导签字，最终到财务部办理报销手续。10、超过采购申请数量的，应经分管和主管领导批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。11、采购完成后，评估供货商能力，选择供货质优价廉的供货商签订协议，如果供货质量和价格稳定，采购过的物资可以不经询价和议价程序直接采购。如有变化，需重新进行询价和议价程
15、序。12、使用单位负责人就所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。13、使用过程中，若发现异常情况，使用部门负责人应立即附异常情况的报告资料，通知采购人员处理。14、凡有意或无意购买假冒伪劣物品在生产上造成损失的，由采购人员承担损失；由此发生安全事故的，包赔一切损失并追究法律责任。第八章 药剂档案管理1、项目公司要加强药剂档案管理工作，设专职或兼职人员负责。2、药剂档案的内容。包括：药剂需用量计划、采购计划、采购合同、合格供方名录、药剂（设备）交接表、药剂消耗表、药剂动态帐、药剂合格证书及质量检测报告及药剂供应商管理考核的各种资料。3、药剂档案的建立。药剂档案应及时，每月收集整理一次，要及时粘贴药剂原始凭证，药剂消耗表，财务对帐单并装订成册。 第九章 药品药剂安全管理制度1、化验药品、絮凝剂、盐酸、氯酸钠、聚合氯化铝均属于药品药剂，因其具有不同的化学、物理性质在使用中均会引起人身伤亡。2、药品药剂必须按照其性质和储运要求，严格按照相关规定进行存储。3、药品药剂的存储必须统一管理，指派责任心强
