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1、办公设备使用与维护,办公自动化,定义：办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。 意义：通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。,办公自动化系统具备六项功能,文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并
2、、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。 文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。 行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。 信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。 决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。 图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母
3、和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。,软件是办公自动化的灵魂 硬件是实现办公自动化的保障,计算机 打印机 复印机 传真机 刻录机,多功能一体机 一体化速印机 扫描仪 投影仪 移动硬盘 数码摄像头,1 打印机使用,打印机是计算机系统中最重要的输出设备之一，是一种具有各种控制命令、机电一体化的终端设备，主要用于将计算机运算、处理的结果输出到纸张上。 常用的打印机按工作方式分类，有针式、喷墨和激光三种,击打式（针式）打印机,非击打式（喷墨）打印机,激光打印机,1.1 针式打印机,用打印针和色带以机械冲击方
4、式在纸张上印字的打印机称为针式打印机。 特点：结构简单 性价比好 消耗费用低,1.2 喷墨打印机,喷墨打印机是一种把墨水喷到纸张上形成点阵字符或图像的打印机。 特点：体积小 操作简单方便 噪声低,1.3 激光打印机,激光打印机是现代高新技术的结晶，其打印速度和打印质量最好。 激光打印机源于激光技术应用于复印机之后，利用电子成像技术进行打印。它是激光扫描技术和电子照相技术相结合的产物，由激光扫描系统、电子照相系统、字型发生器以及打印控制器组成。 特点：输出质量高 打印速度快 介质兼容性好,1.4 打印机组装与使用,打印机的接口有SCSI接口、EPP接口、USB 3种。一般使用的是EPP和USB两
5、种。本节主要介绍USB接口。 USB接口又称为通用串行接口，其特点是即插即用，支持热插拔（即无须重新启动计算机即可使用所连接的设备），如图所示。,USB线方头一端连接打印机,USB线扁头一端连接电脑,管理打印任务,喷墨打印机的安装与设置,打开墨盒车,安装墨盒,把打印机与计算机连接好之后，打开打印机电源开关，然后启动Windows 系统，则系统会自动检测到新硬件，然后按照向导提示进行安装，安装过程中指定驱动程序位置就可以了。如果没有检测到新硬件，则按以下步骤执行： 步骤1 选择“开始”|“控制面板”命令，打开“控制面板”经典窗口，双击“打印机和传真”图标，打开“打印机和传真”窗口。或者选择“开始
6、”|“打印机和传真”命令。,步骤2 在“打印机和传真”窗口左侧任务栏里选择“添加打印机”项，打开如图左所示的向导窗口。 步骤3 单击“下一步”按钮，打开打印机类型设置界面，如图右所示。在这一步，可以选择设置连接到“本地打印机”或“网络打印机”，可以选择让系统自动检测并安装即插即用打印机。然后单击“下一步”按钮。,步骤4 在打开如图所示的端口选择界面，选择所采用的打印机端口。根据打印机的接口方式选择端口，如果是并行接口，可直接在“使用以下端口”下拉列表框中选择LPT1。如果是USB接口，则选择USB端口。选择完毕单击“下一步”按钮。,步骤5 在弹出如图所示的安装打印机软件窗口中可选择所使用打印机
7、的厂商，以及打印机型号。如果没有找到您需要的打印机型号，可单击“从磁盘安装”按钮，可从本地磁盘或光驱安装打印机安装文件。选择完毕单击“下一步”按钮。,步骤6 如果是第一次安装驱动程序，会弹出打印机命名窗口，如图左所示。在“打印机名”栏里输入自己设定的打印机名，也可以设置这台打印机是否为默认打印机。设置完毕后单击“下一步”按钮打开打印机共享窗口，将打印机设置为是否共享。 步骤7 继续确认单击“下一步”按钮，向导会提醒你是否需要打印测试页，如图右所示。选择完毕后单击“下一步”按钮，进入确定页面，信息确认无误之后，单击“完成”按钮，等待驱动程序文件复制完毕，即可完成打印机的安装。,1.5 打印机日常
8、维护,针式打印机,1、 针式打印机维护 （1）保证打印机正常工作环境 （2）保持清洁 （3）选择高质量色带,（4）定期清洗打印头 （5）减少打印机空转 （6）避免打印蜡纸,喷墨打印机,2、 喷墨打印机维护 （1）保证工作环境清洁 （2）工作平台稳固 （3）使用质量好的打印介质,（4）使用高质量墨水 （5）避免长时间打印,激光打印机,3、激光打印机维护 （1）正确选用复印纸 （2）正确选用碳粉盒 （3）正确安装与存放硒鼓 （4）正确更换臭氧过滤器,（5）电板丝的维护 （6）扫描系统的维护 （7）定影辊的维护 （8）分离爪的维护 （9）硒鼓的维护,1.6 打印机耗材维护,1、 针式打印机更换色带
9、步骤1 将打印机面盖打开，用双手握紧色带盒两边上的两个把柄，稍稍用力握紧，将色带盒取出，如图所示，并将色带盒的上盖打开。,取出色带盒,装好色带并旋钮拉紧,色带旋钮,步骤2 从色带盒取出旧色带，顺便观察旧色带在色带盒里的放置方法。新色带去掉包装，按旧色带放置方法放入色带盒内，盖上色带盒上盖，再顺时针转动色带盒上的色带旋钮几圈，以保证色带拉紧，如图所示。,安装色带盒并卡紧,打印头前档片,打印头,色带盒,步骤3 将色带盒安装在字车座上并卡紧，通过打印头的部分应安装在打印头和打印头保护片中间，如图所示。,转动色带旋钮拉紧色带盒,色带旋钮,步骤4 顺时针转动色带盒上的旋钮，以保证色带拉紧，如图所示。,2
10、、 喷墨打印机墨盒灌墨,步骤1 从打印机上取下原装墨盒，并准备好解码器、墨水，如图左所示。最好准备一次手套和一些纸垫等，防止墨水将手和办公桌弄脏。 步骤2 将墨水插入墨盒注墨孔，轻轻挤压墨水盒进行慢慢灌墨，并注意上面的2个透气孔是否进墨，或看看灌口是否要溢出，快溢出时就不要继续灌墨水了，如图右所示。,步骤3 灌好墨后让墨水盒里的海绵慢慢吸收墨水，达到饱和的状态。 步骤4 为了不让墨盒干燥，并透气，原装墨盒密封口采用塑料封皮，灌好墨后，应用透明胶带将注墨孔封闭，如图所示。,步骤5 若喷墨打印机的墨盒是采用加密与计量方式计算的，要用重置器对其设置进行重置后才能使用，重置就是将重置器针脚插到墨盒的接
11、口上，指示灯变绿即可。如图左所示。 步骤6 最后将灌好墨水的墨盒装入打印机即可开始使用，如图右所示。,3激光打印机硒鼓灌粉,硒鼓墨粉用完后，可以再加上墨粉重新使用。 步骤1 带上口罩，用改锥顺着硒鼓的边，尽量慢慢地撬开硒鼓，如图左所示，打开硒鼓观察一下，看看墨粉的使用程度。 步骤2 要缓慢地注入墨粉，且墨粉不可添加过满，如图右所示。,步骤3 将硒鼓四周擦拭干净，不能留下粉尘，最后用透明胶带封口，如图左所示。 步骤4 最后将硒鼓放入打印机中测试打印效果，如图右所示。,2 传真机概述与使用,传真机是现代图像通信设备的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一技术手段。所谓传真通信
12、是把记录在纸上的文字、图表、相片等静止的图像变换成电信号，经传输线路传递到远处，在接收方获得与发送原稿相似的记录图像的通信方式。,传真机就是指通过电话网络来传输文件、报纸、相片、图表及数据等信息的通信设备，如图所示，包括热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）、喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）四种，而市场上最常见的就是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机。,2.1 传真机的基本工作原理,传真通信和其他通信系统一样，由发送、接收以及通信线路三部分组成。要将一张原稿完整地由发送方传送到接收方，首先就要将传真图像经发送方进行图像扫描、数字化处理
13、、编码及调制成模拟信号后，送往传输线路，经线路传送到接收方后，经过解调、译码、记录转换以及接收扫描，最后还原出与发送图像一致的图像信息。 传真机的基本工作原理可以归纳为五个环节：发送扫描、光电变换、传真信号的调制解调、记录变换、接收扫描。,2.2 传真机的使用,1发送传真 步骤1 传真机的安装连接。如图所示。,步骤2 向上打开原件托板，调整原件导纸架，将文稿正面向下放在原件导纸架上，若有需要，可按“清晰度”键选择发送的质量，有“标准”、“精细”和“半色调”三个选项，默认状态是“精细”。然后拿起电话机的听筒开始拨号（和平时打电话时一样），如图所示。,步骤3 然后拿起电话机的听筒开始拨号，拨号其实
14、就和平时打电话时一样，当拨完号后，一般传真机的接收方会有两种应答方式：一种是自动应答，另一种则是人工应答。如果是自动应答，那么就会听到“嘀嘀”的声音；如果是人工应答的话，让对方给予传真信号即可，这时会听到同样的传真声。当听到对方的应答后，就可以按下“开始”键，如图所示，传真机开始工作，会自动将传真件扫描并将内容发送给对方。,步骤4 传真件传好后，就会自然地从传真机下方出来，如图所示。,2接收传真 传真机的传真接收方式可由用户按“功能”键进行设置，共有4种接收方式： （1）“电话优先”方式：电话铃响时，拿起话筒，传真机发现收到的是传真而不是电话时，会给出“请放下电话开始接收”或“开始接收”等语音
15、提示，系统自动开始接收传真。若电话铃响15声没人接听，传真机将自动转为接收传真方式开始接收传真。 （2）“传真优先”方式接收传真：当对方选用自动发送传真时，电话铃响3声后传真机就开始自动接收传真；当对方选用手动发送传真时，电话铃第二次铃响3声后传真机就开始自动接收传真了。,（3）“传真专用”方式：电话铃响一声后传真机开始自动接收传真。此方法在接收传真时还能向外打电话，但不能接电话，也不能使用录音电话功能。还可用此方式设置只接收电话簿上登录的对方发来的传真，可防止垃圾传真，还可为此方式设置指定时间段响铃或不响铃接收。 （4）“传真录音”方式：电话铃响两声后电话接通，开始播放录音留言，录音留言播放
16、完毕后自动切换为传真接收方式或电话录音方式。,3复印 传真机除了能传真之外，还可以进行复印。传真机复印操作步骤如下： 步骤1 将要复印的原稿字面向上放在原稿台导板上； 步骤2 选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级； 步骤3 原稿灰度调整。根据原稿图文灰度来调整“原稿深浅”，原稿图文灰度暗，则将“原稿深浅”设置为“浅色”，否则，则设置为“深色”。 步骤4 按复印（COPY）键即可开始复印。,2.3 传真机日常维护和保养,（1）不要频繁地开机 （2）雷雨天气防止雷击 （3）使用传真机应做到“六不要” 不要过多地复印稿件。 不要在高温、高湿、强磁、强腐蚀气 体的环境下工作。 要使用标准传真纸。 闭合纸仓盖时不要用力过猛。 传真的文件上不要有硬物。 不要发送墨迹或胶水未干的文档。,3 扫描仪的使用,扫描仪是除键盘和鼠标之外被广泛应用于计算机的输入设备，是一种捕获图像并将之转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字化输入设备。如图所示。,根据工作原理的不同，扫描仪可分为两种：滚筒式扫描仪和平板式扫描仪。 扫描仪的
