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1、日常办公事务管理 企业的行政人员每天绝大部分时间面对的主要是一写日常办公事务，这些事物通常都比较繁琐。如果将这些日常繁琐的事务加以梳理，进行有效的管理，就可以大大提高行政人员的工作效率，进而提升企业的综合竞争力。在实际工作过程中要想将各项工作真正落到实处，就必须有明确、具体的制度作为依据，将各项事务的管理工作规范化、标准化、制度化。企业的日常行政办公事务主要包括：办公设备管理、办公用品管理、印信管理、证照管理、图书资料管理、办公文书管理等内容。本章从实际角度出发，首先明确了办公事务主管及其秘书的岗位职责及任职条件；其次为行政管理人员提供了办公设备管理、办公用品管理、印信管理、照管理、图书资料管
2、理、办公文书管理等方面详尽的制度参考，并用流程图的形式讲个环节的管理活动更加直观、鲜明地呈现出来；最后还为行政管理人员提供了日常行政事务管理中常用的办公设备请购单、办公设备采购审批表、办公设备入库登记表、办公用品申购单、办公用品申领表、 办用品订购进度控制表、归档案卷目录表、档案调阅申请表、印章使用登记表、图书借阅登记表、发文登记表等一系列实用的表单工具，帮助行政管理人员从容面对工作中各项繁杂的日常事务。日常办公岗位职责及任职条件 本节重点介绍办公事务主管和办公事务秘书的岗位职责与任职条件，通常情况下，办公事务主管是企业行政事务的主要管理者，也是主要领导者和决策者，其负责企业日常行政实物的计划
3、、组织、协调及监督工作。办公事务秘书则是办公事务主管的助手，主要协助其处理企业中具体的日常行政事务，以及其他的一些程序化工作。二者相互配合支持，对日常办公事务进行有效的管理，以确保企业的正常运营。日常办公主管岗位职责日常办公主管的直接上级是行政经理，直接下级是日常办公秘书。其岗位职责如下： 职责1：根据企业的发展总目标完成本部门工作目标的制定，本部门月度、年度工作计划的拟定，报请上级领导审批后、组织实施并落实情况实施加以监督和检查。 职责2：负责公司办公事务管理规章制度的组织起草工作，报清上级领带审批后，严格执行。 职责3：负责管理好公司的财产物资，建立行政财产资帐并定期进行盘点。 职责4：按
4、照公司年度财务预算，对办公费用支出进行审核和控制，并确认费用分摊范围。 职责5：负责管理公司的档案、印信、图书及各种公文、信件。 职责6：负责公司内外部的信息传递，协调公司内外部各部门，个相关单位间的关系。 职责7：负责公司内部的治安管理 职责8：负责组织对本部门人员的培训及绩效考核工作。日常办公主管岗位任职条件 一名优秀的日常办公主管须具备以下任职条件： 条件1：具备行政管理、企业管理、人力资源管理、公共关系、新闻、中文等相关专业及以上学历。 条件2：具有3年以上的相关工作经验。 条件3：具备行政管理方面的基本技能。 条件4：了解企业管理、人事管理、财务管理等方面的基础知识。 条件5：具备较
5、强的综合能力和组合字管理能力。 条件6：具备较强的书面及语言表达能力。 条件7：具备敏锐的感知力和良好的公关能力。 条件8：有亲和力，善于与人沟通；责任感强，工作态度严谨。 条件9：具备良好的心理素质及身体素质，能够承受较强的工作压力，有服务意识。日常办公秘书岗位职责 办公事务秘书在日常办公主管的直接领导下完成日常工作，。其岗位职责主要为以下几点： 职责1：协助日常办公主管完成办公事务管理制度和工作计划等文字材料的的草拟。 职责2：负责购置、保管及发放办公设备、办公用品等行政财产物资。 职责3：做好公司档案、印信、图书以及各种公文、信件的归档和管理工作。 职责4：协助日常罢工主管做好日常接待。
6、 职责5：协助日常办公主管沟通、协调各部门，做好信息的上传下达工作。 职责6：负责提出合理化建议，协助日常办公主管搞好本部门的建议。日常办公秘书任职条件 担任日常办公秘书的人员应具备以下任职条件： 条件1：具备文秘、中文、行政、人力资源、公关关系管理等相关专业大专以上学历。 条件2：具有文秘等相关工作经验。 条件3：具备行政管理方面的基本技能。 条件4：学习能力强，有较广泛的知识面。 条件5：具备较强的书面及语言表达能力，及良好的沟通能力和上传下达的能力。 条件6：领悟能力强，善于理解领导意图。 条件7：能够熟练地操作电脑及常用办公软件。 条件8：工作态度严谨，责任心强，认真细致，有耐心。 条
7、件9：仪容仪表大方、得体，性格开朗，为人热情，具备良好的品德修养。 条件10：身材素质良好，能够出库耐劳。特别提示 从事文秘工作的人员应具备的基本素质就是办事认真细致，对于行政办公事务秘书而言，更是如此，比如接待来访人员时，应根据具体情况进行分析，区别对待不同的来访者；对主管待处理的事项根据轻重缓急进行整理，制定合理的日程表，必要时给予主管相应的提醒；制作常用物品的明细表，以防主管临时外出时手忙脚乱总之，用心关注细节是帮助文秘人员在工作中获得事半功倍的效果，赢得更高的工作认可度的有效手段。办公设备管理 公司的办公设备一般包括用于文字或图片资料的打印机、复印机、装订机；用于处理音像资料的录像机、
8、影碟机、收录机、照相机；用与办公通讯的电话机、传真机；还有日常办公所需的电脑等。对办公设备的管理具体体现在采购管理和使用管理两个方面。采购办公设备时应本着合理节约，降低成本的原则，结合自身的财力及实际需要制定采购计划。采购的方式可采用定点采购或招标采购，也可采用即时询价的方式，或综合运用三种方式，尽量做到采购成本的最低化，采购质量的最优化，采购效率的最快化。对办公设备的使用管理可根据不同设备的使用特性分类进行管理，并明确地划分使用和保管的责任，以防出现互相推卸责任的情况。办公设备管理制度 办公设备管理制度通常涉及到办公设备的采购、使用、报修，报废等环节。以下列出xx公司的办公设备管理制度，以供
9、读者阅读参考。xx公司的办公设备管理制度执行部门档案编号审批人员批准日期第一章 总则 第一条 本制度制定的目的是为了加强对公司内部办公设备的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。 第二条 本制度中所指的办公设备包括：公司内部的电话、电脑、的打印机、传真机等所有办公设备。 第三条 公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。第二章 办公设备的采购 第四条 办公设备采购管理职责 （1）公司行政部负责统一的采购计划的制定和实施。 （2）公司财务部负责审核采购费用。 （3）公司总经理负责审批采购计划、采购合同
10、以及采购费用。 第五条 办公设备采购审批程序 （1）根据部门实际情况，设备需求部门填写办公设备清购单提交行政部。 （2）行政部每季度对请购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和公司现有设备的使用情况制定采购计划，填写办公设备采购审批表，经行政部经理核准后提交财务部审核，最后报请总经理审批。 （3）根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。 第六条 办公设备采购程序（1）行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。（2）采购经办人员应对报价资料进行认真地分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供应商进行议价。（3）经办人员填写办公设备讯议价情况报告表，经行政部经理审核后，提交总尽力审批。（4）根据
11、审批意见，经办人员实施采购，必要时应于供应商签订采购合同。 第七条 办公设备的验收入库工作程序（1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需要部门给予协助支持。（2）检验人员在办公设备验收单上确认签字后，设备方可登记入库。第八条 设备采购费用付款程序（1）采取预付款方式时，经办人员需凭办公设备讯议价情况报告表或采购合同，填写借款单，经财务部经理审核，总经理审批通过后办理预付款手续。（2）采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员需凭办公设备讯议价情况报告表或采购合同、办公设备验收单及购货发票，办理财务报销手续。 第九条 设备被采购管理规定（1）行政部必须严格准守公平公开的原则，在
12、保证质量的前提下综合考虑价格、交货费、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。（2）公司主要设备的采购应有35家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。（3）所采购设备单价超过3万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。（4）设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，公司将严肃处理。（5）行政部与供应商订购买合同时，须对售后服务明确约定，设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退，换货或索赔。（6）供货商提供报价的设备规格与办公设备采购审批表中所列的设别规格不同或属于代用品的，应及时与设备需求部门沟通，由需求部门经理签字确认后，方可购
13、买。（7）设备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。（8）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采购时，应及时通知设备需求部门，并积极与其协商处理。（9）各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。第三章 办公设备的使用及维修 第十条 办公设备的使用和保养（1）公司全部的办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使用。（2）使用设备前应认真阅读说明，操作必须严格按照操作规范进行。（3）如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。（4）行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公
14、设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响公司的业务。（5）需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。 第十一条 办公设备的维修（1）当设备发生故障时，应报请行政部安排维修，因私自处理导致设备损毁的，由负责人承担相应的损失。（2）行政部应对设备的维修情况做详细的记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因，维修费用、维修单位等、并建立维修档案。（3）行政部应根据各类故障产生呢过的原因提出预防措施，并及时通知各部门在使用设备的过程中加以防范。 第十二条 办公设备使用监督（1）各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。（2）行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。（3）行政
15、部有权提请处罚违反使用办公设备的人员。 第十三条 办公设备的报废认定及处理（1）办公设备因故障无法修复或无修复价值需要报废的，行政部应提交办公用品报废清单，由公司总经理签字审批。（2）行政部负责处理报废的办公设备，所得现金应立即交财务部入账。同时，财务部负责对已报废的办公设备进行销账。第四章 办公设备的分类管理第十四条 电脑的使用情况（1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘等全部附属设备以及各类应用软件。（2）公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对公司任何一台电脑实施操作，设置等管理。（3）公司电脑的使用实行“专人专管”原则，即由每台电脑的使用者负责电脑的日常操作及保养，使电脑及其附属设备的始终处于整洁、良好的状态。（4）未经允许，公司网络管理员之外的任何人均不得擅自使用他人电脑。（5）电脑的使用者应设置开机密码，且未经公司批准，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致公司遭受损失。（6）
