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1、XX省教育厅用笺在职及收入证明大不列颠及北爱尔兰联合王国驻华大使馆（驻上海领事馆）：兹证明张三（个人护照号G88888888）为我厅公务员，自1993年7月起任职至今，工作表现良好；现职法规处副处长，月收入（税后）人民币伍仟伍佰圆（CNY 5,500）。张三申请于2008年10月1日至10月7日自费赴贵国旅游度假，并保证在贵国期间遵守当地法律法规，度假结束后按期返回。我厅已予准假，并为其保留职位及薪金。请贵方协助办理有关签证手续。如有问题，请联系我厅人事处，电话+86 (10) 此致 XX省教育厅 人事处（公章）年五月二十八日（注：政府机关证明函英文部分另外用空白A4纸打印，不要盖章，附在中文
2、证明信后。红色部分是申请者根据自身具体情况，对应中文版本应该修改的地方。）Division of PersonnelDEPARTMENT OF EDUCATIONOF XX PROVINCE, P. R. CHINA28th May 2008EMBASSY大使馆 / CONSULATE领事馆 of THE UNITED KINGDOM OFGREAT BRITAIN AND NORTHERN IRELANDTo whom it may concernDear Sir or Madam:We hereby confirm that Mr. Zhang San, the visa applican
3、t, whose national passport number is G88888888, has been working for the Department of Education of XX Province (abbreviated to XPDE hereinafter) as a civil servant for fifteen years since July 1993 and has heretofore kept a good record of performance. The current title of Mr. Zhang is Vice-Director
4、 of Division of Legal Affairs, XPDE and his current salary (after-tax) is five thousand and five hundred Renminbi yuan (CNY 5,500) per month.Mr. Zhang applied for a leave of 7 days from 1st to 7th October 2008 for his vacation that he planned to spend in your country at his own expense. He assures t
5、o comply with UK laws when in your country and return to his position when the vacation is over. We have approved his application and made sure that we will reserve his position and salary during his leave.Please kindly afford him any appropriate assistance concerning visa affairs in case of need. I
6、f any questions, please do not hesitate to contact the Division of Personnel, XPDE at +86 (10) 8678-5588 ext. 1234.Sincerely,Division of PersonnelDepartment of Education of XX Province(Sealed)（注：企业及民间团体等非政府机构可以不用中文，直接用英文，在本单位专用信笺上打印。红色部分为申请者根据自身具体情况，应修改的地方。）兴隆股份有限公司地址：XX省XX市XX区XX路888号兴隆大厦 邮编：800000电
7、话：(088) 8788-6688 传真：(088) 8788-5588网址： 电子函件：Department of Human ResourceXINGLONG INC.28th May 2008VISA OFFICEAUSTRALIAN EMBASSY大使馆 / CONSULATE领事馆To whom it may concernDear Sir or Madam:We hereby confirm that Mr. Zhang San, the visa applicant, whose national passport number is G88888888, has been wo
8、rking for Xinglong Inc. for fifteen years since July 1993 and has heretofore kept a good record of performance. The current title of Mr. Zhang is Deputy General Manager of the Department of Sales and his current salary (after-tax) is fifteen thousand and five hundred Renminbi yuan (CNY 15,500) per m
9、onth.Mr. Zhang applied for a leave of 7 days from 1st to 7th October 2008 for his vacation that he planned to spend in your country at his own expense. He assures to comply with Australian laws when in your country and return to his position when the vacation is over. We have approved his applicatio
10、n and made sure that we will reserve his position and salary during his leave.Please kindly afford him any appropriate assistance concerning visa affairs in case of need. If any questions, please do not hesitate to contact Li Si, the Department of Human Resource at +86 (88) 8788-6688 ext. 1234.Since
11、rely,Li Si （人事部门负责人签名）Manager of Department of Human ResourceXinglong Inc. （公司盖章）单位证明函撰写说明：单位出具的在职及收入证明函几乎可以说是签证申请中的核心材料之一。格式、内容规范，措辞郑重、得体的信函，可以从一个侧面表现出申请者所在单位的良好形象，给签证官留下较好的印象，起到为申请加分的作用。一、办理签证所要求的内容要素必须完整外国驻华使、领馆一般要求单位证明函包含以下内容：1单位确认申请者姓名、护照号、在本单位工作年限、现任职务、现工资水平等；2单位确认申请者此行是公费，还是自费；3单位确认是否担保在申请者出国
12、期间，为其保留职位和工资。以上是单位证明函内容的一般要求。而不同类型单位的证明函出具也有不同的讲究。二、国家机关出具证明函的规范国家机关包括各级人民代表大会及其常务委员会（也就是我国的各级议会）、政府机关和司法机关。一般来说，国家机关的公务员工作和收入都相当稳定，有利于签证办理。但是千万不要被内容不完整、形式草率的单位证明函给拉后腿。国家机关出具证明函应注意以下几点：1中国是一个主权国家；汉语言文字是国家的官方语文。而依照外交规范，国家机关向外国政府及其派出的使节出具的公函，也属于外交照会的范畴。因此，国家机关出具证明信，只出具中文版本，并加盖公章，作为正式的语言版本；英文翻译稿不盖章，附在中
13、文正本后面，作为非正式附件，以方便使馆领事人员阅读理解。2信函要打印在单位套头印刷的专用信笺上。如果有外文版的外事专用信笺就更好。公章可盖人事部门的部门章，也可加盖单位公章。3英文稿既然是非正式附件，就不用打印在单位套头印刷的专用信笺上，可打印在空白的A4纸上，且不盖章，也不签名。但仍应采用正式公文体的格式、字体和措辞（如“whereas鉴于”、“hereby兹/特此”、“hereinafter以下/下文”等公文用的文绉绉的“拽”词可以适当运用）。4无论是中文稿，还是英文稿，我方、外方的国号、政府机构名称都必须规范。如英国的全称是“大不列颠及北爱尔兰联合王国the United Kingdom
14、 of Great Britain and Northern Ireland”。要弄清楚对方是驻华大使馆（embassy）还是驻某个城市的领事馆(consulate)，级别是不一样的。各国的规范英文全称附在本文后面。如果实在搞不准规范的国号全称，可以用规范的简称，如：Embassy of the Commonwealth of Australia（澳大利亚联邦驻华大使馆），可以简称为Australian Embassy in China；但英国大使馆不可以简称为British Embassy，应为Embassy of the United Kingdom；美国大使馆不可以简称为American
15、 Embassy，而是Embassy of the United States，或U. S. Embassy。各级国家机关、公务员职务的名称，都有其对应的规范的英文名称。外交部曾经发布过规范译名。现附于本说明之后。以上是国家机关出具外事证明函的一般外交规范。一般来说，地、市级以上国家机关都设有外事办公室。具体的外事公文规范，以外事办的解释为准。三、民间机构出具证明函的要求民间机构出具的函件，规格不必像国家机关的那样正式。但所要求的内容要素一样也不能少。格式上，也显得郑重一些，采用一般商业公函的格式。措辞上可以免去政府公文的一些文绉绉的“拽”词儿，显得更加简洁、更加straight一些。对外国驻华使馆的英文称呼可以不用全称，但一定要用规范的简称。如，英国驻华大使馆，可以简称Embassy of the United Kingdom（英国正式的全称是the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland），或Embassy of the UK，不要用不规范的British Embassy；美国大使馆，可以简称Embassy of the United States（美国全称the United States o
