《会展营销与服务加强版丁萍萍)会展营销与服务技术05》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会展营销与服务加强版丁萍萍)会展营销与服务技术05（14页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、会展营销与服务,第五单元 如何组织参会者,Unit5如何组织参会者,学习目标：了解目标参会者需求，妥善安 排，诚挚邀请，提高到会率。 知识点：目标参会者的涵义；会议相关信 息的搜集。 能力点：分析不同参会者的特点，有针对 性的发邀请；及时确认。,Unit5如何组织参会者,本单元操作要点： 了解参会者需求 排出拟邀请人名单 参会者食宿预安排 发出参会邀请函 参会者确认 参会者跟踪服务,Unit5如何组织参会者,5.1开篇案例 5.2搜集目标参会者信息 5.3排列拟邀参会者名单 5.4参会者食宿预安排 5.5预约参会 5.6参会者确认 5.7参会者跟踪服务,5.1开篇案例,参会邀请函,尊敬的女士/
2、先生： 2005年“韩国国展开幕论坛”是由韩国当地政府和KINTEX联合主办，由韩国国际展览中心 韩国展览业协会承办，UFI (国际展览业协会)、IAEM（国际展览管理联盟）、CIEC (中国中展集团) 、新加坡国展 、日本BIG SIGHT等单位协办的韩国全国性国际展览行业盛会，2005年4月 27日至 5月2日在韩国国际展览中心举行。 ,5.2搜集目标参会者信息,属于参会的合适人选，并有可能出席会议的人称为目标参会者。组织参会者必须要做的前期准备就是要“撒大网”式的大量搜集目标参会者信息。,5.2.1确定会议规模,举行一次专业会议，首先要确定会议规模，即最佳与会人数。人数过多会因发言机会太
3、少而使讨论无法深入，即与会者的参与程度降低，人数太少则由会议激发的创造性会受到限制。,5.2.2影响目标参会者出席的因素分析,会议影响力 收获 会议地点 费用 时间,5.2.3 搜集相关信息,会议组织者要通过各种渠道，千方百计搜集目标参会者的相关信息，以便于有针对性地作出邀请安排。,5.3排列拟邀参会者名单,排列拟邀请参会者名单与第四单元中排列拟邀请演讲者名单相类似。在排列时最好也分出几个层次，如关键性参会者（重点人物）、重要参会者（较重要人物）、普通参会者（一般人物）等。,5.4参会者食宿预安排,估计好参加会议人数后，就要进行参会者食宿预安排。即联系会议指定住宿和餐饮酒店，有关住宿服务的具体
4、内容本书第八单元中有详细介绍，在此不作赘述。,5.5预约参会,可通过电话、传真、E-mail、邮寄等方式或几种方式并用发出参会邀请。会议邀请函的内容要针对影响参会的因素来设计安排。如突出会议的重要性和亮点，强调会议各种安排的缘由和合理性等。在邀请函后面大多附有参会回执，供受邀人回传确认参会之用。,5.6参会者确认,明确得知或预计目标参会者已经收到邀请函后，会议组织者对受邀人是否出席会议应及时予以确认。如对方还在犹豫中，应了解具体情况，并可通过通报参会报名情况、解决其某种困难或解除其某项顾虑等方法说服其前来参会，若一时不能说服对方，可留下几天时间让其再作考虑，主办方工作人员隔些日子再主动联系询问。,5.7参会者跟踪服务,对一个品牌会议来说，组织参会者是一项长期工作。无论在会前、会中，还是会后，会议组织方都要和参会者保持联系。,
