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1、第4章 报表系统,【理论重点】,报表系统的功能 报表系统的操作流程 格式状态 数据状态 报表关键字 账务函数,第4章 报表系统,【操作重点】,资产负债表的编制 利润表的编制 现金流量表的编制 自定义报表的编制,4.1 报表系统概述,4.2 常用函数,本章目录,【本章思考题】,4.3 报表的编制,目录,本节,4.1 报表系统概述,4.1.1报表系统的功能,1文件管理,2报表格式设计,3报表公式设置,4数据处理,5图表处理,目录,本节,4.1 报表系统概述,4.1.2报表系统的操作流程,目录,本节,4.1 报表系统概述,4.1.3报表系统与其他子系统的关系,目录,本节,4.1 报表系统概述,4.1
2、.4相关基本概念,1.格式状态和数据状态 格式状态 在报表格式状态下，可以进行报表样式设置、关键字设置、公式设置。一般来说，样式设计主要包括设计表尺寸、行高、列宽、单元属性、组合单元等；报表公式设置主要包括设置单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式等。,目录,本节,4.1 报表系统概述,数据状态 在报表数据状态下可以输入生成报表、输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。 2.单元 数值单元 字符单元 表样单元,目录,本节,4.1 报表系统概述,3.组合单元 组合单元是由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符）。报表系统在处
3、理报表时将组合单元视为一个单元。 4.区域 区域表示表页上的一组单元，自起点单元至终点单元是一个完整的矩阵。,目录,本节,4.1 报表系统概述,5.表页 每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。报表中表页的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。 6.二维表和三维表 (1)确定某一数据位置的要素称为“维”。 (2)由若干行列组成的一张表格为二维表，通过行和列就可以找到这个二维表中的任何位置的数据。,目录,本节,4.1 报表系统概述,(3)如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据其要素需要增加一个，即表页号（z轴），这一叠表称为一个三维表
4、。 (4)如果将多个不同的三维表放在一起，要从这样多个三维表中找到一个数据，又需要增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。 7.固定区和可变区 (1)固定区,目录,本节,4.1 报表系统概述,固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。 (2)可变区 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计状态中设定的。 在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着需要
5、而增减。,目录,本节,4.1 报表系统概述,8.关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每张报表可以定义多个关键字。 通常关键字可以有以下几种：单位名称、单位编号、年、季、月、日。,目录,本节,4.2 常用函数,4.2.1报表系统的数据来源 会计报表的数据主要来源于两个方面：一是来源于总账子系统，可利用账务函数从总账子系统提取某账户的期初余额、期末余额、借方发生额、贷方发生额、借方累计发生额、贷方累计发生额等相关数据；二是来源于报表系统本身，既可从本报表取数，也可从其他报
6、表取数。当然，在特殊情况下，可能需要手工录入无法通过公式自动获取的数据。,目录,本节,4.2 常用函数,4.2.2账务函数 1.期初余额函数 (1)本币期初余额函数 QC（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2） (2)外币期初余额函数 wQC（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2）,目录,本节,4.2 常用函数,(3)数量期初余额函数 sQC（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2） 2.期末余额函数 本币期末余额函数 QM（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2）,目录,本节,4.2 常用函数,外币期末余额函
7、数 wQM（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2 ） 数量期末余额函数 sQM（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2 ） 3.发生额函数,目录,本节,4.2 常用函数,本币发生额函数 FS（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2 ） 外币发生额函数 wFS（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2 ） 数量发生额函数 sFS（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2 ）,目录,本节,4.2 常用函数,4.累计发生额函数 本币累计发生额函数 LFS（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码
8、1，编码2 ） 外币累计发生额函数 wLFS（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2 ）,目录,本节,4.2 常用函数,数量累计发生额函数 sLFS（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2 ） 5.净发生额函数 本币净发生额函数 JE(会计科目,会计期间,账套号,会计年度,编码1,编码2),目录,本节,4.2 常用函数,外币净发生额函数 wJE(会计科目,会计期间,账套号,会计年度,编码1,编码2) 数量净发生额函数 sJE(会计科目,会计期间,账套号,会计年度,编码1,编码2) 6.对方发生额函数,目录,本节,4.2 常用函数,本币对方发生额函数 DF
9、S(会计科目,对方科目,会计期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,会计年度,编码1,编码2) 外币对方发生额函数 wDFS(会计科目,对方科目,会计期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,会计年度,编码1,编码2) 数量对方发生额函数 sDFS(会计科目,对方科目,会计期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,会计年度,编码1,编码2),目录,本节,4.2 常用函数,7.条件发生额函数 本币条件发生额函数 TFS(会计科目,期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,会计年度,编码1,编码2,核算类别,项目大类名称) 外币条件发生额函数 wTFS(会计科目,期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,
10、会计年度,编码1,编码2,核算类别,项目大类名称),目录,本节,4.2 常用函数,数量条件发生额函数 sTFS(会计科目,期间,方向,摘要,摘要匹配方式,账套号,会计年度,编码1,编码2,核算类别,项目大类名称) 8.现金流量函数 XJLL(起始日期,截止日期,方向,项目编码,账套号,会计年度,是否包含未记账,会计期间),目录,本节,4.2 常用函数,4.2.3本表页取数函数 当某单元格的结果来源于同一表页其他单元格时，可以通过定义公式直接计算而得，也可以使用某些函数取数。 例如，A5单元格的值等于A1、A2、A3、A4单元格之和，可以直接在A5单元格定义公式“A1+A2+A3+A4”，也可以
11、利用求和函数Ptotal计算：“ptotal(A1:A4)”。此外，类似的函数还有：PAVG（）函数用于计算平均值，PMAX()用于求最大值，PMIN（）用于求最小值。,目录,本节,4.2 常用函数,4.2.4本表其他表页取数函数 对于取自本表其他表页的数据可以直接以页标号作为定位依据，也可以利用关键字作为表页的定位依据，指定取某张表页的数据。 例如，本表第2页D10单元格取自本表第1表页D10单元，可在D10单元格定义公式“D101”。 例如，D10单元格取自上个月D10单元格的数据，可在D10单元格定义公式“SELECT（D10，月=月+1）”。,目录,本节,4.2 常用函数,4.2.5其
12、他报表取数函数 对于取自其他报表的数据，被引用单元格格式为：“报表名称.REP”-单元格，而后通过公式或函数加以取数。,目录,本节,4.3 报表的编制,4.3.1利用报表模板编制报表 1.利用报表模板编制报表的步骤 以具有权限的用户登录报表系统，新建一个空白报表文件。 在格式状态下，调用报表模板，应注意选择与账套一致的会计准则或会计制度。 切换到数据状态，录入该报表关键字的值。 在数据状态下，通过表页计算生成报表。 保存报表文件。,目录,本节,4.3 报表的编制,2.利用报表模板编制报表应注意的问题 因为不同的会计准则或会计制度规定的报表种类、内容及格式不尽相同同，同时会计科目编码也可能不同，
13、所以在调用报表模板过程中，一定要正确选择所遵循的会计准则或会计制度（应当与该账套保持一致），否则可能无法正确地生成报表结果。,目录,本节,4.3 报表的编制,资产负债表的年初数和期末数均应当满足“资产=负责+所有者权益”，如果该等式不成立，应重点关注以下两个方面：一是报表模板公式有无遗漏，如存货是否包括了生产成本、未分配利润是否包括了本年利润；二是检查当月所有损益类账户余额是否已全部结转到本年利润，如果损益类账户尚有余额，很有可能会导致资产负债表不平衡。,目录,本节,4.3 报表的编制,利润表中的利润是通过各损益类账户计算出来的，应当与本年利润账户一致。在直接调用利润表模板而不改变单元公式的情
14、况下，为了保证利润表的正确，在总账子系统中填制涉及损益类账户的凭证时，应当将收入类账户的发生额填写在贷方（只有结转至本年利润时才填写在借方），将费用类账户的发生额填写在借方（只有结转至本年利润时才填写在贷方），实际发生额为相反方向的以红字（负数）填写。,目录,本节,4.3 报表的编制,大多数会计软件都是以辅助核算的方式实现现金流量信息的归集，然后在报表系统中通过专门的现金流量函数读取各现金流量项目金额，进而生成现金流量表。当填制凭证时，如果同一现金流量项目既存在借方金额又存在贷方金额，应当注意现金流量表模板单元公式是否考虑了这一情况，否则需要修改模板单元公式。,目录,本节,4.3 报表的编制,
15、4.3.2自定义报表的编制 以具有权限的用户登录报表系统，新建一个空白报表文件。 在格式状态下，先输入报表的标题、表体、表尾等各个项目；然后设计报表的样式，包括设计表尺寸、行高、列宽、单元属性、组合单元等；最后，设置报表的关键字和报表公式。 切换到数据状态，录入该报表关键字的值。 在数据状态下，通过表页计算生成报表。 保存报表文件。,目录,本节,4.3 报表的编制,4.3.3以后会计期间报表的编制 如果已经编制好了某一期间的报表，在编制以后会计期间的报表时，可以按以下步骤进行： 以具有权限的用户登录报表系统。 打开已编制好的报表文件。 转换到数据状态，追加一张新表页。 选中新追加的表页，输入该页关键字的值（即下一会计期间），并通过表页计算生成报表结果。 保存报表文件。,目录,本节,4.3 报表的编制,4.3.4自定义报表模板 可以将已编制好的某个报表文件定义成报表模板，以供以后调用，步骤如下： 以具有权限的用户登录报表系统（注意不要打开欲设置为模板的报表）。 选择“自定义报表模板”功能。 依次设置模板所属的会
