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1、,第6章 - 设计和制作报表,返回,Access 数据库应用技术,第6章 设计和制作报表,6.1创建报表 6.2编辑报表和美化报表,返回,6.1 创建报表,实例6.1创建订单报表 【实例目标】 掌握使用自动报表功能创建报表的方法 初步认识报表的功能 【实例内容】 使用自动报表功能创建订单报表，输出“订单”表 的所有数据。并将报表以“订单打印”为名保存在 “SPGL”数据库中,6.1.1 实例6.1 创建订单报表,【操作步骤】 (1) 启动Access，打开“SPGL”数据库 。 (2) 使用自动创建报表工具快速创建表格式报表。 在“数据库”窗口中，选择“报表”选项和“新建”按 钮，打开如图6-
2、1所示的“新建报表”对话框。 先在列表框中选择“自动创建报表:表格式”选项, 再在“请选择该对象数据的来源表或查询”组合框 选择“订单”选项，最后单击“确定”按钮。 “报表预 览”窗口显示的报表如图6-2所示。,6.1.1 实例6.1 创建订单报表,(3) 保存报表。 选择“文件”“保存”命令，打开“另存为”对话框，以“表格式订单”为名保存报表。 关闭报表预览窗口。结束本例的操作。,6.1.2 报表概述,1. 报表 报表是用于按指定格式输出数据的数据库对象。 报表和窗体的许多共同之处：数据源是表或查询，添加控件、编辑报表布局、美化报表的方法与编辑窗体布局、美化窗体的方法也相同。 报表与窗体的不
3、同之处：窗体可以与用户进行交互，报表不能与用户交互。窗体主要用于将数据输出到屏幕，报表主要用于将数据从打印机输出。,6.1.2 报表概述,2. 报表的类型 (1) 纵栏式报表 (2) 表格式报表 (3) 图表式报表 (4) 标签式报表 (5) 主从式报表,6.1.2 报表概述,【例6.1】以“订单”表为数据源，使用自动创建报表工具快速创建纵栏式报表。 操作步骤如下： (1) 启动Access，打开“SPGL”数据库。 (2) 使用自动创建报表工具快速创建纵栏式报表。 在“数据库”窗口中，在对象窗格中选择“报表”选项，并单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。,6.1.2 报表概述, 先在列表
4、框中选择“自动创建报表：纵栏式”选项，再在“请选择该对象数据的来源表或查询”组合框选择“订单”选项，最后单击“确定”按钮。Access将按默认设置创建报表，“报表预览”窗口显示的报表如图6-3所示。 选择“文件”“保存”命令，打开“另存为”对话框，以“纵栏式订单”为名保存报表。 关闭“报表预览”窗口。结束本例的操作。,6.1.3 创建报表的常用方法,1. 快速创建报表 (1) 使用自动创建报表工具快速创建报表 在“新建报表”对话框中指定报表的数据源和选择自动创建报表工具。 (2) 将表或查询另存为报表 在“数据库”窗口中选择一个表或查询，再选择“文件”“另存为”命令。 (3) 自动创建报表 在
5、“数据库”窗口中打开表或查询，再选择对应工具栏上的“新对象：自动报表”按钮。,6.1.3 创建报表的常用方法,2. 使用报表向导创建报表 【例6.2】以“商品订单”查询为数据源，使用报表向导创建“商品订单”报表。使报表输出查询的所有字段。 操作步骤如下： (1) 使用前面介绍的方法，打开 “新建报表”对话框。,6.1.3 创建报表的常用方法,(2) 先选择列表框中的“报表向导”选项，再在“请选择该对象数据的来源表或查询”组合框选择“商品订单”选项，再单击“确定”按钮，打开“报表向导”第1步对话框。该对话框用于设置报表输出的字段。其中的“表/查询”组合框中显示已经选择的报表数据源“查询：商品订单
6、”，“可用字段”列表框中显示该查询的所有字段。单击“全选”按钮，将“可用字段”列表框中的字段全部移到“选定的字段”列表框中，指定报表输出所有字段。如图6-4所示。,6.1.3 创建报表的常用方法,(3) 单击“下一步”按钮，打开“报表向导”设置报表查看数据方式的对话框。如图6-5所示。 (4) 使用默认选择，单击“下一步”按钮，打开“报表向导”设置报表分组条件的对话框。请先单击左边列表框中的“姓名”选项，再单击按钮，将“姓名”选项称到右边列表框顶端，指定以“姓名”为分组字段。如图6-6所示。,6.1.3 创建报表的常用方法,(5) 单击“下一步”按钮，打开“报表向导”设置报表的排序准则和汇总方
7、式的对话框。请在排序次序为“1”的组合框选择“金额”，并单击其右边的“升序”按钮，指定按“金额”降序排序。如图6-7所示。 (6) 单击“下一步”按钮，打开“报表向导”设置报表布局方式的对话框。请选择“递阶”和“纵向”单选按钮，左边预览框显示布局效果。如图6-8所示。,6.1.3 创建报表的常用方法,(7) 单击“下一步”按钮，打开“报表向导”设置报表样式的对话框。请在右边列表框中选择“正式”样式。如图6-9所示。 (8) 单击“下一步”按钮，打开“报表向导”设置报表标题的对话框。在“请为报表指定标题”文本框输入报表标题“打印订单”，并选择“预览报表”单选按钮。如图6-10所示。,6.1.3
8、创建报表的常用方法,(9) 单击“完成”按钮，Access就保存报表，并在“预览”窗口显示报表预览结果。如图6-11所示。 (10) 观察报表预览结果后，关闭“预览”窗口，结束本例的操作。,6.1.3 创建报表的常用方法,使用报表向导创建报表的一般方法如下： (1) 在“数据库”窗口中，选择“报表”对象类型和“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 (2) 在“新建报表”对话框中，选择“报表向导”选项和报表的数据源，并单击“确定”按钮，即可启动报表向导。 (3) 在报表向导的引导下，完成创建报表的操作。,6.1.3 创建报表的常用方法,3. 使用报表设计器创建报表 在“新建报表”对话框选择“设计
9、视图”选项和报表的数据源，并单击“确定”按钮，打开报表设计器。 使用报表设计器创建报表的方法与使用窗体设计器创建窗体的方法非常相似,6.1.3 创建报表的常用方法,4. 使用“标签向导”创建报表 【例6.2】以“联系人”表为数据源，使用标签向导创建“联系人基本情况”标签。 操作步骤如下： (1) 使用前面介绍的方法，打开如图6-1所示的“新建报表”对话框。,6.1.3 创建报表的常用方法,(2) 先选择列表框中的“标签向导”选项，再在“请选择该对象数据的来源表或查询”组合框选择“联系人”选项，再单击“确定”按钮，打开“标签向导”第1步对话框。在该对话框可以设置标签的尺寸及类型，也可以单击“自定
10、义”按钮打开“自定义”自行设计标签的尺寸及类型。这里使用默认值。如图6-12所示。,6.1.3 创建报表的常用方法,(3) 单击“下一步”按钮，打开用于设置文本的字体和颜色的对话框。请按照图6-13所示进行设置。 (4) 单击“下一步”按钮，打开用于设置标签内容的对话框。请先单击“原型标签”文本框，移动光标并输入 “联系人基本情况”；再按两次Enter键，将光标移到第3行；输入“编 号：”后，在“可用字段”列表框选择“联系人编号”选项, 单击 按钮将其显示在当前光标位置；再按Enter键，将光标移到下一行，输入内容完毕，对话框如图6-14所示。,6.1.3 创建报表的常用方法,(5) 单击“下
11、一步”按钮，打开用于设置排序依据的对话框。先在“可用字段”列表框选择“班级ID”字段选项，再单击按钮，将其移到“排序依据”列表框中。如图6-15所示。 (6) 单击“下一步”按钮，打开用于设置标签名称的对话框。在“请指定报表的名称”文本框输入标签名称“联系人基本情况标签”，并选择“查看标签的打印预览”单选按钮。如图6-16所示。,6.1.3 创建报表的常用方法,(7) 单击“完成”按钮，Access就保存标签，并在“预览”窗口显示标签的打印效果。如图6-17所示。 (8) 关闭“预览”窗口，结束本例的操作。,6.1.4 预览报表,1. 在报表设计器中预览报表 选择“报表设计”工具栏上的“打印预
12、览”按钮或“视图”“打印预览”命令 2. 在“数据库”窗口中预览报表 先选择“报表”对象类型，再选择一个报表，再单击“打开”按钮,6.2 编辑报表和美化报表,实例6.2制作订单有线报表 【实例目标】 掌握修改报表的基本方法 掌握制作有线报表的基本方法 【实例内容】 修改前面创建的“表格式订单”报表，制作一个有线报表。,6.2.1 实例6.2 制作订单有线报表,【操作步骤】 (1) 启动Access，打开“SPGL”数据库。 (2) 在“数据库”窗口中，先选择“表格式订单”报表对象，再单击“设计”按钮，打开报表设计器，其中显示着指定报表的设计。如图6-18所示。,6.2.1 实例6.2 制作订单
13、有线报表,(3) 编辑报表格式。 先单击报表页眉节的“订单”标签，选择该控件。再在“属性”窗口中设置该控件的“标题”属性值为“订单报表”，“前景色”属性值为“黑色”，“字体名称”属性值为“楷体_GB2312”，“字号”属性值为“24”，“字体粗细”属性值为“加粗”，“倾斜字体”属性值为“否”。再拖动控件的控制柄适当改变其大小，拖动控件适当移动其位置。,6.2.1 实例6.2 制作订单有线报表,3. 查询结果排序 在SELECT语句格式中选择“ORDER BY 排序项”子句，可以对查询结果排序。Access默认排序方式为升序，如果需要按降序方式排序，请选择“DESC”选项。,6.2.1 实例6.
14、2 制作订单有线报表, 先选择页面页眉节中的“数量”标签，设置其“标题”属性值为“数 量”（插入4个空格），再设置“金额”标签的“标题”属性值为“金 额” 。 将鼠标指针指向主体节分隔条的上边框，当鼠标指变成双箭头形状时，向下拖动主体节分隔条，增大页面页眉节的高度。 先选择页面页眉节中的线条控件，再按Delete键，删除该控件。,6.2.1 实例6.2 制作订单有线报表, 先拖动鼠标画一个选择框，选择页面页眉节中的所有控件。在“属性”窗口设置“前景色”属性值为“黑色”，“倾斜字体”属性值为“否”，“文本对齐”属性值为“居中”。 先选择主体节中的所有控件。在“属性”窗口设置“字号”属性值为“9”
15、, “文本对齐”属性值为“居中”。,6.2.1 实例6.2 制作订单有线报表, 先改变表示“金额”的两个控件的宽度，使其小于“联系人编号”的控件宽度。再选择页面页眉节和主体节中的所有控件，再选择“格式”“大小”“至最宽”命令，设置这些控件宽度相同。 先选择页面页眉节和主体节中表示“订单编号”的两个控件，并拖动其中一个控件，稍微向右移动。再选择页面页眉节和主体节中的所有控件，最后选择“格式”“水平间距”“相同”命令。最后结果如图6-19所示。,6.2.1 实例6.2 制作订单有线报表,(4) 添加表格边框线。 先选择页面页眉节的所有控件，再选择“格式”“组合”命令，将选定控件组合成一个整体，使它
16、们之间的相对位置不改变。 先选择工具箱中的“直线”控件，再按住Shift键不放，在页面页眉节各控件下方的适当位置画一条水平直线（长度略大于所有控件现有宽度）。,6.2.1 实例6.2 制作订单有线报表, 先选择工具箱中的“直线”控件，再按住Shift键不放，在页面页眉节“订单编号”控件左侧适当位置画一条竖直线。使其高度恰好与水平直线到页面页眉节分隔条的距离相等。并按方向键或Ctrl+方向键将其移动到左端点。 先选择所画的竖直线，并按Ctrl+C键将其复制到剪贴板上。,6.2.1 实例6.2 制作订单有线报表, 先单击页面页眉节的空白位置，并按Ctrl+V键将粘贴竖直线；再按方向键或Ctrl+方向键将其移动到“订单编号”控件和“联系人编号”控件的中间位置。使用相同的方法，添加其它竖直线。 先选择水平直线, 按Ctrl+C键将其复制到剪贴板上。再单击报表页眉节的空白位置，按Ctrl+V键将粘贴水平直线；再按方向键或
